20 consejos y trucos esenciales de Google Sheets para todos

Si nos preguntas, Google Spreadsheets es una de las herramientas más útiles que ha conocido la humanidad.

¿Por qué? Bueno, son infinitamente versátiles, y puedes adaptar los consejos y trucos de google sheets en casi cualquier escenario que se te ocurra.

Si estás colaborando con un equipo multidisciplinar en un proyecto importante, puedes utilizar Google Sheets para organizar el flujo del proyecto y hacer un seguimiento del progreso de todos.

Si estás trabajando para presentar ciertos entregables a un cliente, y tu proceso implica muchas idas y venidas, puedes utilizar las Hojas de cálculo de Google para llevar un control de los diferentes archivos que has presentado, así como de los comentarios de tu cliente sobre cada archivo.

Y si estás elaborando una estrategia de marketing de contenidos para tu empresa, puedes utilizar las hojas de cálculo de Google para organizar tu calendario semanal de publicaciones en el blog y en las redes sociales

Así que, independientemente de si eres:

• Un gestor de proyectos que necesita coordinar proyectos con múltiples equipos que utilizan diferentes metodologías de gestión de proyectos
• Un autónomo que necesita llevar un control de todas sus entregas a sus clientes, o
• Un director de marketing que necesita tener una visión general de alto nivel de la estrategia de contenidos de su empresa

Lo más probable es que te beneficie aprender a maximizar la utilidad que obtienes de tus hojas de cálculo de Google.

Por suerte para ti, hemos hecho el trabajo de investigación y hemos recopilado una lista de Los mejores consejos y trucos avanzados de Google Sheet para que los veas.

Todo lo que tienes que hacer es elegir cuál de ellos se ajusta a ti, y luego empezar a incorporarlos a tu trabajo.

De acuerdo, ¡vamos a saltar directamente!

Los mejores consejos para trabajar con Google Sheets

Independientemente del uso que hagas de las hojas de cálculo de Google, estas prácticas recomendadas te ayudarán a organizar mejor tus hojas de cálculo y a reducir los errores.

1. Utilice ARRAYFORMULA para agrupar las celdas en un orden determinado

Una matriz, en pocas palabras, es una tabla de valores.

Para agrupar los valores de tus celdas en un orden determinado, utiliza matrices en tu hoja de cálculo. Cuando se aplica la ARRAYFORMULA a los datos, ésta procesa los datos en un solo lote.

Esto es lo interesante: con esta fórmula, puedes hacer cambios en un solo lugar, y que el efecto se extienda a todo el rango de datos.

Here’s the formula: =ARRAYFORMULA(array_formula)

Donde array_formula es un rango, una expresión matemática que utiliza un rango de celdas o múltiples rangos del mismo tamaño, o una función que devuelve un resultado mayor que una celda.

Para ayudarte a entenderlo mejor, tenemos un ejemplo claro aquí de cómo un experto en PPC analiza los datos de gasto publicitario en Google Sheets utilizando ARRAYFORMULA.

2. Libere el poder de las tablas dinámicas

Una tabla dinámica es una herramienta que se utiliza para resumir un gran conjunto de datos.

Más concretamente, al crear una tabla pivotante, estás tomando tu tabla estándar de dos dimensiones y la pivotas en torno a la agregación de los datos para obtener una tercera dimensión.

Las tablas dinámicas pueden utilizarse para responder a preguntas como…

¿Qué representante de ventas obtuvo más ingresos en el mes de noviembre?

O: ¿Cuántos auriculares vendimos en cada tienda minorista en el cuarto trimestre de 2018?

Para crear su primera tabla dinámica, siga esta sencilla guía:

• Abre tu hoja de cálculo de Google y resalta todas las celdas que contengan datos.
• Haga clic en «Datos» en el menú superior y luego en «Tabla dinámica».
• Si los análisis de tablas dinámicas sugeridos por Google responden a tu pregunta, estás listo.
• Si no es así, tendrás que crear una tabla dinámica personalizada. Localice «Filas y Columnas», y haga clic en «Añadir» al lado. Seleccione los datos que desea analizar.
• Localice «Valores», y haga clic en «Añadir» al lado. Seleccione los valores que desea mostrar dentro de las filas y columnas.
• Haga clic en «Filtros» para mostrar los valores que cumplen sus criterios.

He aquí un sencillo ejemplo con visualización para que lo entiendas mejor:

Consideremos los datos de la cantidad de ingresos generados por cada representante de ventas en el marco temporal de junio de 2018 a noviembre de 2018.

Ahora, crearemos una tabla dinámica para entender qué representante de ventas ha aportado los mayores ingresos durante el mes de noviembre de 2018.

3. Filtrar datos en celdas

Si tienes un enorme conjunto de datos en tus manos, entonces la función de filtrado de Google Sheets será probablemente un salvavidas.

Para utilizar el filtro, haga clic en «Datos» y «Crear un filtro», luego utilice la lista desplegable para elegir por qué quiere filtrar sus datos.

4. Visualizar la hoja de cálculo utilizando el formato condicional

¿Qué es el formato condicional?

Esto se refiere básicamente a formatear tus datos para que cambien automáticamente el texto o el color de fondo si cumplen ciertas condiciones.

Para utilizar esta función, resalte las celdas a las que desea aplicar reglas de formato. A continuación, haga clic en «Formato» en el menú superior y en «Formato condicional».

Utilizando la barra de herramientas que aparece, crea una regla. Puede elegir la condición que desea que active la regla haciendo clic en «Formatear celdas si».

Una vez que haya terminado, haga clic en «Hecho». ¡Eso es todo!

Veamos un ejemplo:

A todos los profesionales del marketing les encantaría cortar los datos del sitio web para entender en profundidad qué fuentes están aportando más tráfico. Puede hacer un mapa de calor de la columna «nuevos usuarios» en el informe de tráfico utilizando el Formato Condicional (opción de Escala de Color) para ver las fuentes de tráfico más altas y más bajas resaltadas.

A continuación se muestra una visualización para que lo entiendas mejor:

5. Utilice la validación de datos estableciendo criterios en Data

La validación de datos permite restringir los valores que se introducen en una celda de la hoja de cálculo.

Para utilizar esta función, seleccione la columna de celdas en la que desea restringir los valores introducidos por el usuario. Haga clic en «Datos» en el menú superior y en «Validación de datos».

Elija «Lista de un rango» o «Lista de elementos», y para eliminar la flecha hacia abajo en las celdas, desmarque «Mostrar lista desplegable en la celda».

Si alguien introduce datos en una celda que no coincide con un elemento de la lista, verá un aviso. Si desea restringir aún más a las personas, y sólo permitirles introducir elementos de la lista, haga clic en «Rechazar entrada» junto a «En datos no válidos».

Por último, haga clic en «Guardar».

6. Automatice sus tareas repetitivas mediante macros

La función «Macro» es una actualización bastante reciente de Google Sheets, y es excepcionalmente útil para las personas que necesitan automatizar tareas repetitivas.

Para utilizar las macros, primero tendrás que crear tu propia macro y después realizarla.

Para crear una macro, haga clic en «Herramientas» del menú superior, luego en «Macros» y «Grabar macro».

Elija su referencia de celda. Con las referencias absolutas, su macro sólo realizará tareas en la celda exacta que registre. Con las referencias relativas, la macro realizará las tareas en la celda seleccionada así como en las celdas cercanas.

Después de elegir su referencia de celda, complete su tarea y haga clic en «Guardar».

¡Felicidades, has creado tu primera macro! Ahora nombra la macro, crea un acceso directo personalizado para ella y haz clic en «Guardar».

Para ejecutar su macro, haga clic en «Herramientas», luego en «Macro», y seleccione la macro que desee. Su macro realizará su tarea automáticamente, sin necesidad de que usted intervenga.

7. Bloqueo de celdas para evitar cambios no deseados

¿Quieres bloquear ciertas celdas en tus hojas de cálculo de Google? De hecho, hay una función que permite hacerlo.

Primero, resalte una celda o un rango de celdas que desee proteger. A continuación, haga clic en «Datos» del menú superior y luego en «Hojas y rangos protegidos».

Usando la barra lateral que aparece, nombra tu rango protegido, y establece los permisos para este rango. Puede optar por mostrar un aviso cuando alguien edite el rango, o restringir el acceso para que sólo usted pueda editar el rango.

8. Insertar gráficos en su sitio web

Todos sabemos que se pueden crear tablas y gráficos de gran belleza con Google Sheets… pero ¿sabías que también puedes publicar fácilmente estos gráficos en un sitio web?

Para ello, haga clic en su gráfico y en «Más» en la esquina superior derecha.

A continuación, haga clic en «Publicar gráfico», y en «Incrustar». Pegue el código HTML que se ha generado en su sitio web y ya está listo.

9. Sincronización de datos entre aplicaciones

Al conectar tus hojas de cálculo de Google con otras aplicaciones, puedes sincronizar tus datos de forma rápida y sencilla de un lado a otro.

Aquí están algunas de las mejores integraciones de Google Sheet que puedes probar para una sincronización de datos sin problemas:

Marketing:

Ventas y CRM:

Colaboración:

Pagos y comercio electrónico:

10. Almacenar las entradas del formulario en Google Sheets

Si creas un formulario de encuesta en otra plataforma (como SurveyMonkey) y luego copias y pegas los datos en Google Sheets para analizarlos, lo estás haciendo mal.

Puedes enviar directamente las entradas de tu formulario a una hoja de Google como esta:

También puedes minimizar el tiempo de inactividad simplemente creando un formulario directamente en Google Sheets. De este modo, podrá acceder a todo en un solo lugar.

Añadir un formulario en Google Sheets es muy sencillo: sólo tienes que hacer clic en «Insertar» y «Formulario» en el menú superior, y empezar a crear tu formulario.

Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón «Enviar» en la parte superior del constructor de formularios, y comparte el enlace con tus amigos y familiares.

Para comprobar sus respuestas, haga clic en «Respuestas» en el constructor de formularios. También puede hacer clic en el icono de Hojas para cambiar a la vista de hoja de cálculo.

Google Sheets Avanzado Trucos

Estos trucos te ayudarán a sacar más partido a las Hojas de cálculo de Google y a adaptarlas a una gran variedad de propósitos.

1. Obtenga cualquier imagen desde su URL

Añadir imágenes a tus hojas de cálculo de Google es sencillo.

¡Sólo tienes que teclear =IMAGE(«URL») y sustituir la «URL» por la de tu imagen, y ya está!

2. Extraer datos de los canales de las redes sociales

Si quieres utilizar tus hojas de cálculo de Google para registrar y analizar las publicaciones de tu empresa en las redes sociales o el recuento de seguidores o cualquier otra métrica, hay una forma fácil de hacerlo.

Herramientas como Automate.io te ayudan a conectar las hojas de cálculo de Google con tus perfiles sociales como Facebook Lead Ads, páginas de Facebook, Twitter, etc. Puedes sincronizar e importar/exportar datos entre tus otras aplicaciones y ahorrar horas de tiempo

Veamos un ejemplo: Generar cientos de Leads de Facebook y añadirlos manualmente a tus hojas de Google es una tarea tediosa.

Puedes conectar tu Facebook Lead Ads a la aplicación Google Sheet y crear nuevas filas en Google Sheet con todos los detalles de los leads cada vez que se genere un nuevo lead.

Un comercializador de medios sociales querría mantener una base de datos de sus seguidores de Twitter y utilizar esta lista para realizar campañas de marketing.

Una sencilla integración entre la aplicación de Twitter y la de Google Sheet te ayuda a crear automatizaciones como ésta: por cada nuevo seguidor, puedes crear una fila con los detalles del mismo en una Google Sheet.

3. Formatear el texto en las celdas utilizando fórmulas simples

Supongamos que copias un texto de una página web y tiene un formato desordenado.

Para limpiar tu texto, utiliza las funciones UPPER, LOWER y TRIM en Google Sheets. Estas funciones le permiten transformar sus datos en mayúsculas, minúsculas y eliminar los espacios extraños dentro de los datos.

Así es como puede transformar los datos a mayúsculas utilizando la función UPPER:

Fórmula: UPPER(text), donde «text» – la cadena a convertir en mayúsculas.

Para cambiar automáticamente todo el texto en mayúsculas a minúsculas, utilice la función LOWER.

Fórmula: LOWER(texto), donde «texto» – la cadena a convertir a minúsculas.

La función TRIM para eliminar esos espacios extra dentro de los datos sin tener que hacerlo manualmente. La fórmula: TRIM(texto), donde «texto» – la cadena o la referencia a una celda que contiene una cadena a recortar.

4. Analizar los datos mediante filtros

La mayoría de la gente sabe que existe la función «Crear un filtro» en la pestaña «Datos», pero no son muchos los que hacen un uso completo de esta función.

En primer lugar, para crear un filtro, basta con hacer clic en «Crear un filtro». Esto le permite:

• Ordena tus datos de la A a la Z
• Ordena tus datos de la Z a la A
• Filtra tus datos por condición, y
• Filtra tus datos por valores

No te preocupes: podrás seguir viendo todos tus datos una vez que desactives el filtro.

Aparte de crear un filtro, también hay «vistas de filtro».

Estos permiten:

• Guarde varias vistas y acceda a ellas más tarde
• Nombrar cada vista
• Compartir diferentes filtros con la gente

Para empezar, haga clic en «Datos», «Filtrar vistas» y «Crear nueva vista de filtro».

Luego ordena y filtra tus datos. Cuando haya terminado, haga clic en el botón de cierre de la parte superior derecha para cerrar y guardar la vista del filtro.

Si desea eliminar su vista de filtro, haga clic en el botón de configuración de la parte superior derecha y elija «Duplicar».

5. Obtenga información de la herramienta de IA de Google Sheet ‘Explore’

¿Quién lo hubiera pensado? También hay una función oculta que permite utilizar la IA para generar gráficos e informes en Google Sheets.

Para empezar, haga clic en el botón «Explorar» de la esquina inferior derecha. Utilice una de las opciones incorporadas o escriba su solicitud para el gráfico que desee crear.

6. Sea más productivo utilizando los atajos de Google Sheets

Los usuarios habituales de Google Sheets ahorrarán mucho tiempo si utilizan los atajos de teclado.

Aquí hay una >lista completa de atajos para comprobar.

7. Traduzca el texto utilizando la función GOOGLETRANSLATE

Si necesitas traducir algún texto, no hace falta que cambies a Chrome, navegues a Google Translate y pegues tu texto.

Basta con utilizar la función =GOOGLETRANSLATE, y ya está todo listo.

8. Colabora con la opción de compartir de Google Sheet

Si trabajas con un equipo numeroso, es demasiado molesto conseguir las direcciones de correo electrónico de todos, y luego invitar manualmente a cada persona a la hoja de Google que estás utilizando.

En su lugar, haga clic en el botón «Compartir» y, a continuación, en «Obtener enlace compartible».

Si desea dar acceso de edición a su equipo, haga clic en el menú desplegable para cambiarlo a «Cualquier persona con el enlace puede editar«. Copie este enlace y compártalo con todos sus colegas

9. Clonar el formato sin copiar y pegar manualmente

Para clonar su formato, utilice este ingenioso icono de pintor de formatos en su barra de herramientas.

Resalte las celdas de las que desea copiar el formato, luego haga clic en el icono anterior y arrastre el ratón sobre las celdas a las que desea aplicar el formato.

10. Cree una lista de comprobación añadiendo una casilla de verificación

Si utilizas las hojas de cálculo de Google para coordinar un proyecto, puedes utilizar la nueva función de casillas de verificación de Google para dar glamour a tus listas de tareas pendientes.

Haga clic en «Insertar», luego «Casilla de verificación», ¡y listo!

Pensamientos Finales

Si haces una encuesta entre tus amigos, probablemente descubrirás que el 99% de ellos ha oído hablar de Google Sheets y sabe de qué se trata.

Dicho esto, muy pocas personas hacen uso de todas las funciones de Google Sheets…

Para sacar más provecho de las Hojas de cálculo de Google, utiliza las fórmulas, los trucos avanzados y los complementos, y no olvides tener en cuenta también las prácticas recomendadas.

Ya eres oficialmente un experto en Google Sheets.

¡Adelante, comparte tus nuevos conocimientos con tus amigos y colegas!