Las hojas de cálculo son esenciales para los vendedores digitales, pero no todos los vendedores saben cómo utilizar los fundamentos de herramientas como Google Sheets para sacar el máximo provecho.
En esta guía, enseñaremos a utilizar todas las funciones más esenciales de Google Sheets para que puedas organizar tus esfuerzos de marketing digital, colaborar con tus compañeros de equipo y mucho más (incluso puedes utilizar Google Sheets para el seguimiento con Google Tag Manager).
Una visión general de lo que vamos a cubrir en este tutorial:
¡Así que vamos a sumergirnos!
🚨 Nota: Para utilizar las Hojas de cálculo de Google, necesitarás una cuenta activa de Google. Asegúrate de que tu cuenta está configurada antes de empezar
Crear una nueva hoja de cálculo en Google Drive
En Google Drive, puedes crear una nueva hoja de cálculo haciendo clic en Nuevo.
Pasa el ratón por encima de la flecha situada junto a Hojas de cálculo de Google y selecciona Hoja de cálculo en blanco. (También puede añadir una hoja con estas opciones haciendo clic con el botón derecho del ratón en la ubicación deseada de Drive, como por ejemplo dentro de una carpeta).
Si ya sabes que hay una plantilla concreta que quieres utilizar, puedes seleccionar una de la galería de plantillas de Google. También puedes crear y subir tus propias plantillas a medida que te vayas familiarizando con Google Sheets.
💡 Consejo principal: ¿Te gustan los atajos? También puedes crear una nueva hoja de cálculo en blanco escribiendo sheets.new en la barra de direcciones de tu navegador.
Puedes nombrar la hoja en la esquina superior izquierda. Al igual que cualquier otro archivo local de tu ordenador, debes dar a esta hoja un nombre informativo que te ayude a encontrarla en tu Google Drive.
Si aún no ha colocado esta hoja en una ubicación concreta de Drive, puede mover la hoja de cálculo a una carpeta existente o crear una nueva carpeta para ella.
Para ello, haga clic en el pequeño icono de carpeta con una flecha dentro y seleccione la ubicación deseada. A continuación, haga clic en Mover aquí.
Convierte e Importa todo tipo de Archivos
Puedes simplemente arrastrar y soltar o subir archivos como Excel o CSV a Google Drive, pero tendrías que hacer una copia convertida si quieres editarlos como una hoja de Google.
Para evitar convertir cada archivo manualmente, haga clic en el icono de ajustes en su unidad y haga clic en ajustes.
A continuación, marque la casilla junto a Convertir los archivos subidos al formato del editor de Google Docs.
Ahora, cualquier archivo que se añada a Google Drive se convertirá automáticamente al formato de Google sin llenar el espacio de tu Drive con copias.
Sin embargo, si no tienes marcada esa casilla, puedes convertir tus archivos manualmente. Para ello, basta con hacer clic con el botón derecho del ratón en el archivo y seleccionar Abrir con → Hojas de cálculo de Google.
Se creará una copia de la hoja en la misma carpeta con el mismo título, pero con el tipo de archivo de Google Sheets.
Organizar hojas de cálculo individuales en un archivo de Google Sheets
Hacer ediciones en las Hojas de cálculo de Google es realmente sencillo y no tienes que preocuparte por perder datos si ocurre algo inesperado.
Todos los cambios se guardarán automáticamente mientras tu ordenador esté conectado a Internet, e incluso puedes activar la edición sin conexión que actualizará el archivo de la Nube una vez que tu ordenador vuelva a conectarse a Internet.
Siempre sabrás cuándo se han guardado tus ediciones comprobando la barra superior. Podemos ver aquí que el último guardado se hizo recientemente.
Si ves este mensaje, no tienes que preocuparte por guardar.
💡 Consejo: Puedes hacer clic en el mensaje «guardar» para ver versiones anteriores del documento actual, lo que resulta útil si necesitas recuperar algo que se ha sobrescrito.
Puedes crear varias hojas en un archivo de Google Sheets. Las hojas individuales se representan como pestañas en la parte inferior de la pantalla. Puede añadir hojas haciendo clic en el signo más ( + ), o ver una lista de todas las hojas haciendo clic en el botón de la lista.
Para cambiar el nombre de una hoja, basta con hacer doble clic sobre ella y escribir un nuevo nombre.
También puede añadir colores a una hoja haciendo clic con el botón derecho en la pestaña de la hoja (o haciendo clic en la flecha del menú de la pestaña) y seleccionando Cambiar color.
A continuación, puede seleccionar cualquier muestra de color para ayudar a resaltar la ficha de la hoja en la parte inferior de su pantalla.
Tenga en cuenta que esto no afecta a los colores de las celdas de la hoja de cálculo. Esto sólo le ayuda a navegar e identificar rápidamente las hojas, o a agrupar hojas relacionadas por color.
Cada hoja es sólo una cuadrícula de celdas organizadas por columnas y filas. Las columnas están etiquetadas alfabéticamente y las filas numéricamente.
Puedes seleccionar datos de varias celdas a la vez si quieres aplicar una acción a todas ellas. Por ejemplo, para seleccionar toda la hoja, haga clic en el bloque vacío entre las etiquetas de las columnas y las filas en la esquina superior izquierda.
Para seleccionar toda una columna o fila, haga clic en su letra o número de índice.
Puede congelar las primeras columnas o filas haciendo clic y arrastrando los marcadores de margen en la esquina superior izquierda a través de la fila o columna que desee congelar.
La congelación de columnas o filas permite que éstas permanezcan siempre visibles en cualquier momento, incluso si te desplazas fuera de ellas por la hoja de cálculo. Esto es útil para las cabeceras de las columnas o los elementos de las filas que describen todas las celdas posteriores.
En cada celda se pueden introducir datos o cálculos. Cada celda está etiquetada con un índice para identificarla por separado de los datos que contiene. El índice de la celda es una combinación de los índices de las columnas y las filas.
Por ejemplo, la celda de abajo está indexada como B2.
El índice de una celda es importante para las fórmulas y las funciones, que pueden hacer cálculos automáticamente con los datos de la celda, incluso si esos datos cambian (ya que el índice seguirá siendo el mismo).
Haciendo clic con el botón derecho del ratón en las filas o columnas se abrirán bastantes opciones, muchas de las cuales deberían ser familiares (cortar, copiar, pegar, etc.). Sin embargo, algunas de ellas no se explican por sí mismas, por lo que vamos a demostrar cómo funcionan.
Ocultar una fila o columna no la elimina.. En su lugar, colapsará la fila o columna y ocultará las celdas hasta que haga clic en una de estas flechas, que la expandirá de nuevo.
Ocultar una fila puede ser útil si tienes muchos datos que necesitas conservar pero que no siempre son relevantes o útiles. Esto puede ayudarle a omitir las entradas de datos antiguos cada vez que abra la hoja si sólo necesita comprobar los datos más recientes.
Agrupar filas o columnas puede servir para un propósito similar al de la opción de ocultar.
Cuando agrupas varias filas o columnas, puedes hacer clic en el botón menos ( – ) para ocultar todo el grupo.
Si el grupo está oculto, basta con hacer clic en el botón más ( + ) para que vuelva a aparecer.
Siempre puede desagrupar las filas o columnas seleccionando el grupo, haciendo clic con el botón derecho y seleccionando la opción Desagrupar
Crear una base de datos con Google Sheets
Las celdas de la hoja de cálculo sirven para todo tipo de datos, tanto cuantitativos como cualitativos: fechas, etiquetas, precios, etc.
Hay dos formas de introducir datos en una celda individual. Simplemente escriba en la celda directamente, o seleccione la celda y escriba en el campo de la función (etiquetado fx).
El campo de la función es especialmente útil cuando se quieren utilizar cadenas de texto largas o fórmulas.
Hagamos una demostración con algunos datos básicos de una tienda de ropa. (Me resulta útil poner en negrita los encabezados de la parte superior de cada columna)
Puede congelar la primera fila tirando del marcador horizontal hacia abajo desde la esquina superior izquierda. Sabrás que la fila está congelada por el marcador en negrita entre la primera y la segunda fila.
Puedes añadir color a cada celda. Esto no afecta en absoluto a los datos, pero los colores pueden ser útiles visualmente al leer los datos.
Para añadir un color de fondo, haga clic en el botón Color de relleno y seleccione un color para pintar las celdas seleccionadas. (Recuerde que puede seleccionar toda una fila o columna haciendo clic en su etiqueta alfanumérica).
¿Quieres ir rápido? Estos son algunos de los atajos más comunes y útiles en Google Sheets:
Para Mac:
Copiar → ⌘ + C
Pegar → ⌘ + V
Cortar → ⌘ + X
Deshacer → ⌘ + Z
Seleccionar direccionalmente todas las celdas con entradas de valor → ⌘ + Shift + (flecha de dirección)
(Para lo anterior, pulse de nuevo la flecha de dirección para continuar por toda la fila o columna.)
Seleccionar varias celdas → ⌘ + clic
Seleccionar rango de celdas → Mayúsculas + clic
Rellenar automáticamente las celdas → Hacer clic + arrastrar la esquina de la celda
(Para lo anterior, los datos de cadena copiarán la misma cadena y simplemente la pegarán. Las fórmulas se transpondrán y los datos secuenciales, como las fechas, continuarán en orden desde la celda inicial)
Para Windows:
Copiar → Ctrl + C
Pegar → Ctrl + V
Cortar → Ctrl + X
Deshacer → Ctrl + Z
Seleccionar direccionalmente todas las celdas con entradas de valor → Ctrl + Shift + (flecha de dirección)
(Para lo anterior, vuelva a tocar la flecha de dirección para continuar por toda la fila o columna.)
Seleccionar varias celdas → Ctrl + clic
Seleccionar rango de celdas → Mayúsculas + clic
Rellenar automáticamente las celdas → Hacer clic + arrastrar la esquina de la celda
(Para lo anterior, los datos de cadena copiarán la misma cadena y simplemente la pegarán. Las fórmulas se transpondrán y los datos secuenciales, como las fechas, continuarán en orden desde la celda inicial)
Tenga en cuenta que si copia más de una celda, esas celdas mantendrán su formato cuando se peguen. (Más sobre esto en la sección Funciones especiales de pegado de esta guía).
Como puedes ver, Es la misma estructura y formato
Si quieres pegar como texto plano, puedes usar ⌘ / Ctrl + Shift + V.
Formato de Datos
Puede ajustar el formato de los datos de las celdas seleccionadas utilizando el menú Formato. Esto es útil si quiere presentar una columna de forma consistente como moneda o fecha, o si quiere aplicar colores dinámicos o efectos de fuente.
Por ejemplo, digamos que en la base de datos de esta tienda de ropa queremos formatear todos los precios para que se muestren como valores en euros. En Formato → Número, seleccione la opción Moneda para mostrar el valor en euros y centavos.
Tenga en cuenta que también puede aumentar o disminuir el número de decimales en la barra de menú. Sin embargo, para la moneda, probablemente querrá dejar esto en su valor por defecto.
Funciones básicas de organización en Hojas de cálculo de Google
Ajustes de Texto
En algunas situaciones, las entradas de datos son tan grandes que no caben en las celdas individuales.
A veces, simplemente ampliarás el ancho de las columnas para acomodarlas, pero a veces querrás mantener columnas más estrechas. En este caso, tienes un par de opciones para facilitar el uso de tus datos en función de tu situación.
Haga clic en el botón Ajustes de texto para elegir una de las tres opciones siguientes: Desbordamiento; Ajuste; y Recorte.
El desbordamiento se muestra arriba, donde la cadena de datos continuará más allá del borde de la columna en las columnas vacías adyacentes (hasta que se encuentre con una columna que contenga datos, donde se detendrá).
Ajuste expandirá la celda verticalmente para acomodar la cadena de datos. Es decir, respetará los bordes de las columnas y continuará la cadena de datos en una nueva línea, haciendo que toda la fila sea más alta.
Finalmente, Recorte simplemente detendrá la cadena de datos cuando alcance los bordes de la columna. Los datos completos siguen existiendo y se podrán ver al hacer clic en el campo de la función, pero no serán visibles en la vista general.
💡 Sugerencia: Al hacer doble clic en el lado derecho de la columna, ésta se ampliará o reducirá para ajustarse al tamaño de los valores de esa columna.
Funciones de Pegado Especiales
Como se ha mencionado anteriormente, Google Sheets copiará tanto los campos de datos como el formato por defecto.
Pero a veces, quieres copiar sólo ciertos aspectos de tu hoja de cálculo. Tiene varias opciones en Pegar especial.
Como puedes ver, hay diferentes formas de pegar. Algunas de ellas se explican por sí mismas. Pegar sólo valores pegará sólo el valor mostrado de la celda copiada, independientemente de las funciones o fórmulas utilizadas en la celda copiada.
Pegar sólo el formato pegará sólo las reglas de formato sin los datos, mientras que Pegar todo excepto los bordes pega, los datos y todo el formato que excluye los bordes de las celdas (que puede incluir los anchos de línea y los colores). Por último, Pegar sólo los anchos de columna es útil para hacer la cuadrícula más uniforme espacialmente.
Sin embargo, algunas de estas funciones de pegado son menos intuitivas. Por ejemplo, Pegar transpuesto cambiará las columnas y filas de los datos.
Organizar y combinar celdas
Puedes reorganizar filas y columnas enteras que ya están pobladas con datos.
Si haces clic en la etiqueta alfanumérica de una fila o columna y la arrastras hacia arriba/abajo o hacia la izquierda/derecha, moverá todas las celdas y mantendrá las fórmulas en orden.
A veces querrá tener varias columnas bajo un mismo título, o bien fusionar ciertas celdas. Para ello, seleccione las celdas que desee combinar y haga clic en el icono Combinar.
Puedes seleccionar si quieres fusionar todo un bloque de celdas tanto vertical como horizontalmente, o elegir un grupo de celdas para fusionar sólo por fila o columna.
Una vez que se hayan fusionado las celdas, notará que no hay más líneas entre ellas. Los datos se comparten en esa celda entre filas o columnas.
Google Sheets alinea los números a la derecha y el texto a la izquierda por sí mismo, pero puedes cambiar la alineación de las celdas si lo deseas.
Ordenar y organizar datos por valores
Para analizar o resumir sus datos, es útil poder verlos ordenados por los valores reales de los datos. Por ejemplo, puede quererlo por orden cronológico, o por orden descendente de precios, o por orden alfabético.
Para ello, seleccione la columna por la que desea ordenar. A continuación, en el menú Datos, puede elegir ordenar de forma ascendente o descendente, y toda la hoja o sólo el rango seleccionado.
Entonces, ¿cuál es la diferencia?
En el ejemplo siguiente, la hoja de abajo fue ordenada alfabéticamente por la columna A. Esto arrastra la cabecera hacia abajo en los datos (aunque puede evitarlo congelando la fila superior). Ordenar toda la hoja es útil cuando quieres todos tus datos organizados de una manera particular.
Si solo desea ordenar parte de sus datos, puede Ordenar rango en lugar de Ordenar hoja. Esto ordenará sólo el rango seleccionado, lo cual es útil si tiene subtítulos en toda la hoja para grupos de elementos relacionados.
Cálculos y análisis de datos en Google Sheets
Matematicas Operaciones Basicas
En Google Sheets, puedes utilizar todos los operadores matemáticos habituales en el campo de la función: suma + , resta – , multiplicación * y división / .
Estas operaciones matemáticas actualizarán el valor de una celda automáticamente si los datos de las celdas relacionadas cambian, lo que las hace ideales para automatizar datos como los ingresos totales.
Para demostrarlo, vamos a calcular los ingresos totales de cada producto en nuestra tienda de ropa de muestra multiplicando el precio de cada producto por la cantidad vendida.
Haga clic en la celda que contendrá sus datos calculados. Inicie todas las fórmulas con un signo de igualdad ( = ). A continuación, puedes hacer clic en una celda o escribir su índice para añadirla a la fórmula.
En este caso, queremos que la fórmula final sea =B2*C2, utilizando una estrella ( * ) como operador de multiplicación. Esto multiplicará el valor de la celda B2 por el valor de la celda C2, mostrando el producto en la celda E2 de nuestra fórmula seleccionada.
Easy, right? La cosa mejora: basta con hacer clic y arrastrar la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo para transponer la fórmula sobre otras celdas.
Esto significa que la fórmula de la celda E3 será =B3*C3, la fórmula de la celda E4 será =B4*C4, y así sucesivamente.
💡 Top Tip: ¿No quieres transponer parte de la fórmula? Añada un signo de dólar ( € ) antes del índice de la columna, del índice de la fila o de ambos para congelar ese valor del índice. Por ejemplo, la fórmula =F2*€G€2 transpondría el índice F2 al pegarlo en otra celda, pero no el índice G2.
Puedes combinar valores numéricos con índices de celdas en tus cálculos.
Digamos que quiere añadir un coste de envío a cada pedido de productos en una columna separada. Puede seleccionar el índice de la celda para el total del pedido del producto (E2) y añadirlo a un valor numérico.
En el ejemplo siguiente, la fórmula de la celda F2 es =E2+5.
Usar funciones para analizar datos
Lo mejor de Google Sheets (y de la mayoría de las hojas de cálculo digitales) es que puedes automatizar los cálculos. Al igual que los operadores matemáticos básicos, estos cálculos se actualizarán dinámicamente cuando añadas o cambies datos.
Algunas de las funciones más útiles son SUM, AVERAGE, COUNT, MAX y MIN. Una vez que entiendas cómo funcionan, deberías ser capaz de averiguar cómo utilizar otras funciones también.
Para añadir una de estas funciones a una celda, selecciónela y haga clic en el icono Funciones – empecemos con SUMA.
A continuación, seleccione todas las celdas que desea incluir en su cálculo. Si quieres sumar las celdas E2, E3, E4 y E5, entonces simplemente haz clic y arrastra sobre esas cuatro celdas. Esto añadirá la función =SUMA(E2:E5) al campo de la función.
Cada vez que haga clic en la celda, el campo de función mostrará la fórmula, no el valor calculado. Pero en la vista general de la hoja de cálculo, siempre verás el valor calculado – en este caso, la suma de los precios en las celdas de arriba.
💡 Sugerencia: Una vez que entiendas las funciones de la hoja de cálculo, también puedes escribir manualmente las fórmulas en el campo de la función para obtener el mismo resultado. Útil si se incluyen muchos datos.
Intentemos utilizar la función AVERAGE para las mismas celdas. Puede seleccionar PROMEDIOen el menú Funciones, o simplemente escribir =PROMEDIO(E2:E5).
El proceso es esencialmente el mismo para todas las funciones: comience con un signo igual y el nombre de la función, y luego simplemente utilice dos puntos para denotar el rango entre dos celdas (y recuerde incluir paréntesis alrededor del rango).
💡 Sugerencia: ¿Quieres utilizar una columna entera en tu cálculo? Utilice sólo el índice de la columna a cada lado de los dos puntos. Por ejemplo, para sumar todos los valores de la columna A, utilice la fórmula =SUMA(A:A)
Google Sheets es ideal para colaborar con otros miembros del equipo. Varias personas pueden editar una hoja al mismo tiempo, y puedes dejar comentarios para alguien que vaya a trabajar en el documento más tarde utilizando notas y comentarios.
Para insertar una nota, haga clic con el botón derecho en una celda y seleccione Insertar nota.
Se abrirá una pequeña ventana emergente en la que podrá escribir su nota, que puede aportar detalles adicionales o contexto a los datos.
Sabrás que una celda tiene una nota adjunta por el pequeño triángulo negro que aparece en la esquina superior derecha. Si pasa el ratón por encima de esa celda, aparecerá la nota.
Para los mensajes menos permanentes dirigidos a los colaboradores (es decir, cuestiones que deben ser revisadas o resueltas), debe utilizar comentarios en lugar de notas.
Para insertar un comentario, haga clic con el botón derecho en una celda y seleccione Comentario. (También puede utilizar el atajo ⌘ / Ctrl + Alt + M.)
Después de eso, Sheets le dará una ventana emergente en la que puede escribir su comentario.. También puedes etiquetar a alguien usando @ antes de su nombre de cuenta para enviarle una notificación por correo electrónico sobre tu comentario.
Descargar o exportar hojas de cálculo de Google
Si utilizas otro software para procesar los datos o quieres una versión en PDF de la hoja de cálculo, puedes descargarla en otros formatos.
En Archivo, seleccione Descargar y elija el formato deseado. Su navegador hará el resto y le presentará un archivo en el tipo de archivo seleccionado. ¡Tranquilo!
Compartir Google Spreadsheets
Compartir tu hoja de cálculo con otras personas en Google Sheets es muy sencillo: sólo tienes que hacer clic en Compartir en la esquina superior derecha de tu ventana.
Aquí puede personalizar el tipo de acceso que tienen cuentas de Google específicas a esta hoja de cálculo.. Puede dar acceso a cuentas individuales a Ver, Comentar, o Editar.
También puedes generar un enlace especial para compartir tu hoja de cálculo de forma más universal. Haga clic en Cambiar para cambiar la autorización para las personas que entran a través de su enlace de compartir.
Si tienes un dominio de Google Workspace (antes G Suite), también tendrás la opción de especificar los permisos de uso compartido para otros usuarios dentro de tu grupo.
Cuando haces clic en el nombre de tu grupo, puedes elegir dar acceso sólo a las cuentas añadidas específicamente, a cualquier cuenta dentro de tu grupo o a cualquiera con el enlace.
Luego, puede seleccionar el nivel de autorización para las cuentas que acceden a esta hoja de cálculo a través del método seleccionado. Puede dar permisos a Visor, Comentarista, o Editor.
Resumen
Y eso cubre la mayoría de las funciones esenciales en Google Sheets. Deberías ser capaz de realizar todas las operaciones matemáticas básicas y de utilizar las funciones de Google Sheets para configurar hojas de cálculo básicas que sirvan de apoyo a tu trabajo con estos consejos.
Para conocer más funciones avanzadas de Google Sheets, consulta nuestra práctica guía sobre Análisis de datos con Google Sheets.
¿Qué función de Google Sheets te ha parecido más interesante? ¿Utilizas también Comentarios y Notas para colaborar con los miembros de tu equipo? Háganoslo saber en los comentarios de abajo!