Aunque lo más probable es que te sientas más ocupado que nunca, a veces puede parecer que no estás haciendo mucho. El día del oficinista medio está repleto de reuniones, correos electrónicos y mensajes de Slack, pero parece que el rendimiento y la productividad no han mejorado drásticamente. El problema, sin embargo, puede que no sea que no tengas suficiente tiempo, sino cómo decides qué hacer con él. Ahí es donde entra en juego el bloqueo del tiempo.
En este artículo explicaremos qué es el bloqueo del tiempo, cómo funciona realmente y compartiremos nuestras aplicaciones de bloqueo del tiempo favoritas. Además, te guiaremos paso a paso para que puedas ser más productivo, simplificar tu forma de trabajar y encontrar más tiempo libre en tu día.
¿Qué es el Timeblocking?
Aunque los trabajadores modernos tienen más flexibilidad que nunca, esta libertad para crear nuestros propios horarios a veces puede dificultar precisamente eso. Sin una estructura adecuada, es fácil perder la noción del tiempo y ver cómo tu lista de tareas -incluso el día entero- se aleja rápidamente de ti.
El bloqueo del tiempo es un método de gestión del tiempo que se utiliza para planificar y estructurar un día de forma que se tenga en cuenta cada minuto. Con el bloqueo del tiempo, se asignan bloques de tiempo a tareas y actividades específicas. Estos bloques pueden abarcar reuniones, tiempo de trabajo profundo y de concentración, pausas para comer y ejercicio. Por ejemplo, tu calendario podría incluir un bloque de tiempo para ponerte al día con los correos electrónicos todos los lunes por la mañana desde las 9 hasta las 10.
El bloqueo del tiempo tampoco tiene por qué limitarse al ámbito profesional. Si te cuesta limpiar tu apartamento cada semana, por ejemplo, puedes crear un horario con bloques de tiempo para cada tarea. Podrías dedicar partes del tiempo a pasar la aspiradora, lavar los platos, fregar la bañera y cualquier otra cosa que normalmente hagas para limpiar. Con el bloqueo de tiempo, puedes dividir tus tareas en partes manejables. Esto te mantiene motivado mientras trabajas.
¿Cómo funciona el Timeblocking?
El trabajador medio sólo dedica tres minutos a una tarea específica. El resto del tiempo se dedica a la multitarea y a cambiar entre proyectos, pestañas y actividades. Este cambio de contexto puede tener un gran impacto en su productividad, ya que puede tardar más de 25 minutos en reanudar una tarea tras ser interrumpida.
El bloqueo del tiempo funciona porque te ayuda a mantenerte concentrado en una tarea a la vez. Si en tu calendario tienes bloqueadas las 15:00 – 16:00 horas para trabajar en profundidad sobre una tarea, eso es todo lo que harás durante ese tiempo. No estarás respondiendo correos electrónicos, desplazándote por Instagram o revisando Slack. De hecho, probablemente deberías tener las notificaciones apagadas durante esa hora para reducir las distracciones.
Otra razón por la que el bloqueo del tiempo funciona es porque te ayuda a planificar cuánto tiempo vas a necesitar realmente para ciertas actividades, además de obligarte a priorizar tus tareas y proyectos. Puede que reserves dos horas en tu calendario para redactar el resumen de un proyecto, pero cuando es la única tarea en la que te centras, te lleva mucho menos tiempo, o viceversa. Con el bloqueo de tiempo puedes controlar tu calendario de la forma que más te convenga.
Cómo empezar a utilizar Timeblocking (paso a paso)
Aunque empezar a aplicar el bloqueo del tiempo en tu calendario no es difícil, hay algunos consejos y trucos que te ayudarán a sacar el máximo partido a esta técnica.
Aquí tienes una guía paso a paso para el bloqueo del tiempo:
Paso 1: Hacer un registro del tiempo
Al igual que el primer paso para crear un presupuesto es echar un vistazo a dónde has estado gastando tu dinero, el primer paso para el éxito del bloqueo del tiempo es hacer una auditoría de dónde estás gastando tu tiempo actualmente.
Antes de empezar a bloquear el tiempo, dedica una semana a registrar todo lo que haces y el tiempo que te lleva cada tarea o actividad. Asegúrate de anotar absolutamente todo lo que haces, aunque sea algo que te lleve diez minutos, como sacar a tu perro a dar una vuelta a la manzana. Cuanto más minucioso seas, más precisas serán tus asignaciones de tiempo. Puedes decidir si empiezas tu registro de tiempo cuando empieza tu jornada laboral si estás centrado en optimizar tu gestión del tiempo profesional, o cada momento desde que te levantas por la mañana hasta que te vas a dormir por la noche.
Un ejemplo de día en tu registro de tiempo podría ser algo así:
Lunes
7am – 7:30am – Me despierto y reviso el teléfono en la cama
7:30am – 8am – Me ducho y me visto
8am – 9am – Desayunar y leer las noticias
9am – 10am – Leer y responder a los correos electrónicos
10:00 – 10:30 – Reunión semanal del equipo
10:30 – 11:30 – Inicio del proyecto
11:30am – 11:45am – Sacar al perro a pasear
11:45h – 12:30h – Comida
12:30pm – 2:30pm – Trabajo de enfoque profundo
2:30pm – 3:30pm – Cita con el médico
3:30pm – 4pm – Gerente 1:1
16:00 – 16:10 – Pausa para la merienda
4:10pm – 4:30pm – Distraído por los mensajes de Slack
4:30pm – 5:00pm – Contestar más correos electrónicos, terminar el día de trabajo
5pm – 6pm – Gimnasio
6pm – 7pm – Cocinar la cena
7pm – 10pm – Ver la televisión
10pm – 10:30pm – Leer e ir a dormir
Una vez que hayas pasado una semana registrando tu tiempo y tus actividades, escribe una lista con cada actividad y el tiempo que te lleva cada vez que la haces. Organiza esta lista en orden, con las cosas que haces más o durante más tiempo en la parte superior, y las cosas que te ocupan menos tiempo en la parte inferior. De este modo, podrás ver rápidamente las actividades y tareas que te ocupan más tiempo para poder priorizarlas cuando llegue el momento.
Paso 2: Crea tu lista de tareas pendientes
Ahora que tiene una idea de a qué dedicas el tiempo en una semana media, está listo para empezar a bloquear el tiempo. En primer lugar, tendrás que crear una lista de tareas pendientes.
Piensa en todas las tareas que tienes que hacer durante la próxima semana y anótalas. Asegúrate de incluir en tu calendario laboral las reuniones que tienes, así como los descansos y los asuntos personales, como las citas o el tiempo de ejercicio.
Paso 3: Haz un inventario y prioriza tus tareas
Ahora que tienes una visión general de lo que te espera en la semana, tómate un tiempo para considerar tu capacidad.
Pregúntate:
- ¿Sientes que puedes ocuparte de todo lo que tienes esta semana?
- ¿Deberías intentar cambiar algunas cosas de sitio si es posible?
- ¿Hay alguna forma de organizar tu tiempo que haga que tus tareas sean más factibles?
Aquí es donde se establece la prioridad. Una vez que hayas reflexionado sobre tu carga de trabajo y tus actividades en general, echa un vistazo a tu lista de tareas y determina cuáles son las más importantes para ti. Por ejemplo, es probable que no puedas saltarte tu cita semanal con tu jefe, pero tal vez puedas perderte las copas de Zoom del equipo esta semana en favor de tener más tiempo de concentración para preparar un próximo proyecto.
Al priorizar tus tareas y actividades en esta etapa, podrás liberar más tiempo y energía mental para ti mismo cuando la semana se vuelva ajetreada. No te encontrarás sentado en tu escritorio preguntándote en qué trabajar o qué es lo que más necesita tu atención: ya lo habrás hecho al haber bloqueado el tiempo en tu calendario con anterioridad.
Paso 4: Organiza tu semana
Ahora que tienes una lista de tareas y has priorizado tus tareas, estás listo para bloquear tu calendario.
Para empezar, añade primero las tareas más importantes. Éstas serán las no negociables que hayas establecido en tu lista de tareas. A continuación, empieza a añadir más elementos a tu calendario por orden de prioridad o tiempo necesario. En este punto, deberás ser sincero contigo mismo sobre cuándo eres más productivo. Si sabes que tienes tus ideas más creativas por la tarde, intenta programar el tiempo de concentración, las tormentas de ideas y el trabajo profundo para las tardes siempre que puedas.
Otra buena forma de organizar tu horario de bloqueo de tiempo es con días temáticos. Con los días temáticos, el objetivo es programar tareas y actividades similares para el mismo día. Por ejemplo, si tu equipo tiene martes libres de reuniones, podrías dedicar tus martes a la investigación de mercado o a otro tipo de trabajo de enfoque profundo sabiendo que no te van a molestar. Si puedes, también puedes repetir estos días temáticos cada semana. Por ejemplo, el lunes es el día de las reuniones semanales, el martes es el día de trabajo profundo y de concentración, el miércoles es el día de inicio y de información, el jueves es el día de desarrollo profesional y el viernes es una mezcla de reuniones y de finalización de las tareas de la semana.
Si tus días no son muy consistentes y necesitas un poco más de flexibilidad, el enfoque de la distribución de tareas por lotes es otra forma eficiente de organizar tus bloques de tiempo. Con la agrupación de tareas, puedes programar y centrarte en tareas similares a la vez. Por ejemplo, puedes intentar asegurarte de que todas tus reuniones de los lunes tengan lugar antes de la comida para no estar cambiando constantemente entre las reuniones y el resto del trabajo. De este modo, podrías tener la tarde del lunes libre para hacer una lluvia de ideas o para concentrarte en otro tipo de trabajo.
Al organizar estratégicamente tu semana con el bloqueo de tiempo, los días temáticos y la agrupación de tareas, puedes mejorar la concentración, limitar las distracciones y recuperar el control de tu día.
Paso 5: Reflexiona y revisa cuando sea necesario
Una vez que hayas tenido la oportunidad de probar el bloqueo del tiempo durante una o dos semanas, querrás dar un paso atrás y reflexionar sobre los aspectos en los que ha funcionado -y en los que no- para ti.
Pregúntate:
- ¿Fue capaz de hacer más cosas?
- ¿Fue correcta la cantidad de tiempo que asignaste a cada una de tus tareas? ¿Qué tareas le llevaron más/menos tiempo?
- ¿Hubo suficiente tiempo para tareas y eventos imprevistos (por ejemplo, ediciones urgentes de un correo electrónico o un comunicado de prensa de emergencia)?
Una vez que hayas aprendido a bloquear el tiempo, serás capaz de perfeccionar y optimizar tu programa de bloqueo de tiempo para que se ajuste a tu forma de trabajar.
Las 5 mejores aplicaciones de Timeblocking
Google Calendar
Google Calendar es una gran opción gratuita para cualquiera que quiera empezar con el bloqueo de tiempo de inmediato. Su interfaz fácil de usar es intuitiva para la mayoría, lo que significa que la incorporación no debería ser un obstáculo.
Como Google Calendar es gratuito y ya lo utiliza mucha gente, es fácil compartir tu calendario y colaborar con otros (por ejemplo, si tu asistente personal, tus compañeros de trabajo o tu pareja necesitan planificar cosas contigo). Con Google Calendar, puedes añadir fácilmente franjas horarias a tu calendario, codificar por colores tus diferentes tipos de actividades y establecer la opción de no molestar para silenciar las notificaciones y así aprovechar al máximo tus bloques de tiempo de trabajo.
Plan
Empresas como Uber, Twitter y BuzzFeed utilizan Plan para ayudar a optimizar los horarios de sus equipos. Como dice el sitio de Plan, «Los equipos que utilizan Plan ahorran una media de 15 horas a la semana»
Con Plan, puedes crear un calendario de bloqueo de tiempo que se integra con una serie de herramientas populares como Jira, Zendesk y Salesforce, así como con tus calendarios y plataformas de correo electrónico existentes. No sólo puedes bloquear el tiempo utilizando elementos codificados por colores, sino que también puedes crear e invitar a compañeros de equipo a reuniones directamente en la aplicación. Además, las líneas de tiempo de trabajo de Plan, que se pueden arrastrar y soltar, hacen que la aplicación funcione como una ligera herramienta de gestión de proyectos.
Plan ofrece varias suscripciones asequibles incluyendo un plan gratuito que incluye hasta dos integraciones.
Sunsama
Sunsama te ayuda a controlar todas tus tareas combinando tu calendario y tu lista de tareas en un solo lugar.
Sunsama está hecho específicamente para el bloqueo de tiempo, donde la asignación de su tiempo y la planificación de su día (y semana) por delante es clave. Te muestra tus tareas en una vista de Kanban que hace que sea fácil entender lo ocupado que estarás de un vistazo. No sólo eso, sino que Sunsama te permite extraer tareas de otras herramientas como Trello, Gmail, Asana y Notion (sólo por nombrar algunas).
Una de las características más útiles de Sunsama para bloquear el tiempo es el Modo Focus. Cuando pulses la tecla «F», Sunsama iniciará un temporizador para la siguiente tarea de tu calendario. Después de unas semanas de funcionamiento constante de este temporizador, podrás perfeccionar aún más tu práctica de bloqueo de tiempo al tener las estimaciones de asignación de tiempo más precisas.
Aunque Sunsama es una opción popular y llena de funciones, es una de las herramientas de bloqueo de tiempo más caras del mercado. Después de una prueba gratuita de 14 días, el precio de Sunsama comienza en 16 euros al mes.
SkedPal
SkedPal promete ayudarte a convertirte en el dueño de tu calendario con el «bloqueo inteligente del tiempo» Esta herramienta utiliza algoritmos avanzados para programar automáticamente tus tareas y actualizar tu calendario en función de tus hábitos de trabajo anteriores, tus prioridades y tus compromisos. Fusionando tu lista de tareas y tu calendario, puedes usar SkedPal para escribir tus tareas y proyectos, y luego la aplicación dividirá tu día en diferentes categorías (muy parecido a la agrupación de tareas) y planificará tu tiempo para ayudarte a hacer lo máximo posible.
Por ejemplo, puedes escribir una lista de tareas semanales en SkedPal que incluya las próximas reuniones, una presentación en la que tienes que trabajar y que debe llegar a final de mes, y cualquier otra tarea, proyecto y actividad, y SkedPal organizará automáticamente tu tiempo en bloques. Como se explica en el sitio de SkedPal, «SkedPal utiliza la inteligencia artificial para combinar todas tus entradas: el marco de tiempo que te gustaría completar tu tarea, tus horarios preferidos, la duración de la tarea, tu disponibilidad y muchos más factores»
Tras una prueba gratuita, SkedPal cuesta 14,95 euros en un plan de pago mensual, o 9,99 euros al mes si se paga anualmente.
Trello
Aunque no se ha creado específicamente para bloquear el tiempo, Trello se utiliza a menudo con este fin. Con Trello, puedes dividir tu día en bloques de tiempo y utilizar encabezados y etiquetas para organizar tus tareas.
Para utilizar Trello para bloquear el tiempo, haz listas en cada día de la semana para crear una especie de calendario. Etiqueta los tipos de tareas similares con el mismo color para agruparlos y para que puedas ver rápidamente cómo es tu semana de un vistazo. Por ejemplo, si has etiquetado las reuniones con una etiqueta púrpura y ves que tu próxima semana está repleta de bloques de color púrpura, sabrás que tendrás que añadir unos cuantos descansos extra para recargar las pilas después de todas esas reuniones.
Como Trello se integra con Outlook y Gmail, puedes crear nuevas tarjetas de tareas fácilmente desde estas fuentes. Además, si tu semana cambia o necesitas mover cosas, puedes hacerlo fácilmente con una interfaz de arrastrar y soltar. Para hacerte una idea de cómo utilizar Trello para el bloqueo de tiempo, echa un vistazo a su plantilla de bloqueo de tiempo semanal.
En cuanto a los precios, Trello ofrece varios modelos de pago. Su plan gratuito es ideal para equipos o propietarios de pequeñas empresas que sólo buscan organizar su tiempo, mientras que sus planes Estándar (€5 USD por usuario, por mes), Premium (€10 USD por usuario, por mes) y Empresarial (€17.50 USD por usuario, por mes) proporcionan una gama más amplia de características para equipos más grandes.
En una época en la que nos bombardean constantemente con distracciones, el bloqueo del tiempo puede ayudar a mantener el rumbo. Cuando planificas tu día, priorizas tus tareas y asignas franjas de tiempo a actividades específicas, consigues controlar tu jornada laboral y hacer más cosas.