Te has pasado todo el trimestre recopilando datos sobre el diseño de tu nueva web. Has hecho un seguimiento de un montón de KPI, desde las fluctuaciones de tráfico hasta las tasas de rebote. Ha llegado el momento de mostrar a tu jefe el éxito de tu rediseño.
¿Cómo lo haces? Con informes de KPI.
Un gran informe de KPI no sólo muestra los datos que has recogido; también presenta un argumento para los próximos pasos que debe dar tu organización. Le mostraremos cómo diseñar informes de KPI que no sólo muestren sus datos, sino que también ilustren la importancia de sus hallazgos.
¿Qué es un informe de KPI?
Un informe de KPI es una colección organizada de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que ha seguido durante un período determinado. Un informe de KPI de ventas, por ejemplo, puede incluir la cantidad vendida, las ventas totales en euros y el beneficio neto total. A menudo, estos informes utilizan tablas y gráficos para que los datos sean más fáciles de leer de un vistazo.
Los informes de KPI son una forma conveniente de compartir datos con sus compañeros de equipo, gerentes y ejecutivos. No hay necesidad de sacar información de múltiples fuentes, porque tiene todos los datos que necesita en un solo documento.
Los informes de KPI también proporcionan un punto de referencia común para discutir los objetivos con los compañeros de trabajo. En lugar de mantener conversaciones de planificación abstractas, puede establecer objetivos basados en datos actuales y específicos.
¿Cómo se elabora un informe de KPI?
No existe un modelo único para los informes de KPI. Su diseño dependerá del software de elaboración de informes que utilice, de los KPI que elija y de las técnicas de visualización de datos que utilice.
Aunque cada informe puede tener un aspecto diferente, los elementos básicos son los mismos. Le mostraremos los pasos que necesita para crear su próximo informe de KPI, independientemente de los KPI específicos que rastree.
Defina su propósito y su audiencia
Antes de poder elaborar el informe físico, tiene que saber por qué lo está creando y para quién es. Empieza por definir lo que esperas conseguir con el documento. En el ejemplo de la introducción, el informe de KPI tenía como objetivo resaltar el valor del rediseño de un sitio web.
El objetivo del informe determina qué KPIs vas a incluir en él. Digamos que estás justificando el gasto en marketing en redes sociales. Incluirías métricas que muestren la participación en los anuncios, la tasa de clics y la tasa de conversión.
Junto con el propósito, tienes que identificar a tu audiencia. ¿Quién va a ver el informe? Pueden ser tus compañeros de equipo, tu jefe, los directivos de tu empresa o los accionistas de la misma.
La audiencia afectará a la forma de presentar los resultados. Si haces un informe de KPI para toda la empresa, necesitará descripciones, etiquetas y notas adicionales porque tiene que ser autoexplicativo. Pero si va a presentar el informe a su gerente en persona, podrá proporcionar ese contexto usted mismo y podrá hacer un informe más simplificado.
Elija sus KPIs
El siguiente paso es elegir KPIs que apoyen el propósito de su informe. Sea selectivo: demasiada información puede abrumar a los espectadores. Céntrate en los datos que estén directamente relacionados con la razón por la que estás haciendo el informe.
El informe de rediseño del sitio web no necesita incluir el margen de beneficio bruto o el coste de adquisición de clientes. Estas dos métricas son amplias y tienen en cuenta el gasto y los ingresos procedentes de canales distintos al sitio web. En su lugar, céntrese en los KPI relacionados con el tráfico y la conversión que muestran cómo el rediseño atrajo a los visitantes del sitio y las ventas.
Elija su herramienta de informes
Una vez que tenga sus KPI, elija el software que utilizará para hacer el informe. Dependiendo de cómo vayas a compartir el informe, puedes utilizar una hoja de cálculo o crear un Google Doc colaborativo.
Considera invertir en soluciones de datos que se actualicen en tiempo real. Las soluciones en tiempo real son especialmente útiles para las métricas de las que se hace un seguimiento regular y que probablemente se incluyan en varios informes de KPI.
Crea tu informe de KPI
Utiliza el software que hayas elegido y los KPIs seleccionados para crear tu informe. Ponga sus datos clave al principio. Aunque los lectores sólo miren las primeras métricas, verán los puntos más importantes.
Ten en cuenta a tu audiencia a la hora de elegir la estructura de tu informe. ¿Cómo lo verán?
Si el informe tiene varias páginas, añade un resumen o un punto clave en la parte superior de cada página. Los resúmenes son especialmente útiles para los informes enviados por correo electrónico o para toda la empresa, cuando no vas a explicar la información en persona.
Esta organización hace que el documento sea más fácil de leer. También ayuda a los lectores a saber lo que tienen que buscar a medida que revisan los números.
Los datos de cada sección deben apoyar la misma afirmación. Digamos, por ejemplo, que intentas demostrar que el tráfico del sitio web ha aumentado. Puedes crear una sección de informe que agrupe «total de páginas vistas», «páginas vistas por sesión» y «crecimiento del tráfico del sitio web».
Empieza con un borrador y haz que un compañero de trabajo o un gerente lo revise antes de finalizarlo. Obtener una segunda opinión te ayudará a ver si tu mensaje es claro. Pregunte a su compañero de trabajo si algún punto es confuso o aburrido, y utilice su aportación para revisar su informe.
3 consejos para diseñar mejores informes de KPI
Para que su informe de KPI destaque, tiene que ir más allá de simplemente convertir sus KPI en gráficos y recopilarlos en un documento. Siga estos consejos para crear informes que sean a la vez informativos y llamativos.
1. Añada contexto a cada KPI. Añada contexto a cada KPI.
Una sola métrica en su informe no cuenta toda la historia. Utiliza títulos, notas y etiquetas para dar a los lectores más información sobre cada KPI.
Conecte las métricas con los objetivos más amplios de la empresa. Puede hacerlo mostrando puntos de referencia junto a los datos actuales en sus tablas o gráficos. O puede añadir un indicador de cambio positivo o negativo, para que los lectores puedan ver inmediatamente si hay un problema.
Añade detalles relevantes en torno a los KPI en tus informes para que los lectores entiendan por qué deberían preocuparse por cada métrica.
2. Haz que tu informe sea fácil de leer
No todo el mundo va a leer su informe de KPI de principio a fin. Esto es especialmente cierto si está enviando su informe a ejecutivos ocupados. Formatea tus datos de manera que el mensaje principal se transmita, incluso si tus lectores sólo lo hojean.
Un método es poner los puntos clave en el encabezado. En lugar de etiquetar una sección con «Cambio en el tráfico mensual», puedes escribir «El tráfico aumentó un 25% MOM» Los lectores pueden ver el punto principal de la sección de inmediato. También puede animarles a leer más detenidamente para ver cómo se ha logrado el objetivo indicado en el encabezamiento.
Las alertas con códigos de colores también ayudan a llamar la atención de los lectores sobre los datos más esenciales. Puede destacar un cambio positivo con un signo de verificación verde y un cambio negativo con un signo de exclamación rojo. Utilice símbolos para que estas alertas sean accesibles a los daltónicos o a los lectores que ven el documento en blanco y negro.
Cuando enumere datos, opte por las viñetas en lugar de los párrafos. Las viñetas rompen los grandes bloques de texto y añaden espacio en blanco entre cada elemento, lo que hace que la lista sea más fácil de escanear.
Siga estas técnicas para ayudar a los lectores que hojean a encontrar rápidamente los puntos de datos clave y a entender el mensaje general de su informe.
3. Comparta los mini informes de KPI con frecuencia.
Puede que cree informes completos de KPI sólo una vez al mes o una vez al trimestre, pero esa no tiene por qué ser la única vez que comparta datos con su equipo.
Comparta informes de KPI condensados con mayor frecuencia para facilitar la creación de su informe completo más adelante. Los mininformes tardan menos en crearse. Puede hacer varios informes pequeños a lo largo del trimestre. Luego, la creación de su informe completo es simplemente una cuestión de recopilar y organizar los datos de los mini informes.
Si es posible, utilice herramientas de información en tiempo real para elaborar sus informes cortos de KPI. De este modo, la información seguirá estando actualizada cuando esté listo para añadirla a un informe completo.
Los mini informes también mostrarán a su equipo de inmediato si su rendimiento se está retrasando. Así podrán trabajar para corregir cualquier problema lo antes posible.
Una herramienta de tablero es una forma de compartir actualizaciones periódicas de sus KPI. Funciona como un mini informe de KPI mostrando las métricas más importantes de tu equipo y actualizándolas en tiempo real.
Exponga su cuadro de mando en un lugar bien visible. Si trabajas en una oficina, un televisor puede ser una buena solución. Los equipos remotos pueden compartir los cuadros de mando en Slack o en correos electrónicos de actualización semanal.
Anima a los directivos y a los miembros del equipo a hacer preguntas sobre los KPI que has incluido. En función de sus respuestas, puedes ajustar los KPI y los detalles de apoyo que incluyas en tu informe completo de KPI.
Pase de la ceguera a los datos con los informes de KPI
Un informe de KPI largo y lleno de métricas y fórmulas complicadas no es impresionante. Los datos que compartes son valiosos sólo si tu audiencia los entiende.
Añade contexto a tus métricas para ayudar a la gente a leer tu informe. Haz que la importancia de cada KPI sea muy clara. Cuanto más digerible sea el informe, más miembros del equipo podrán utilizarlo para tomar decisiones informadas y basadas en datos.