Las metodologías de gestión de proyectos pueden tener la mala fama de ser procesos dispersos y plagados de trabajo sucio. Aunque los proyectos pueden ir de simples a complejos, los más exitosos tienen un enfoque claro y coherente de gestión de proyectos.
En este blog, cubriremos la distinción entre estos términos, las metodologías de gestión de proyectos más populares y los ejemplos, y por supuesto, cómo gestionarlo todo con las herramientas de gestión de proyectos adecuadas.
¡Empecemos!
¿Cuál es la diferencia entre marco de proyecto y metodología?
En general, los marcos de trabajo describen lo que hay que hacer, pero dejan que el ejecutor decida cómo hacerlo. Una metodología es más precisa y especifica: qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo y por qué.
Los proyectos en entornos controlados -que exigen que se tracen los detalles desde el principio- pueden diferir de los que permiten la mejora continua, pero pronto hablaremos de ello.
¿Por qué es importante utilizar una metodología de gestión de proyectos?
Hay varias razones por las que puede querer optar por una metodología de gestión de proyectos. A continuación, hemos resumido algunas de ellas:
Claridad
Los métodos de gestión de proyectos permiten a los equipos definir claramente las funciones, lo que ayuda a mejorar el proceso de toma de decisiones y garantiza la responsabilidad. Esto reduce la confusión en el futuro, ahorrando tiempo y frustración a sus equipos.
Visibilidad
Cualquiera que sea la metodología de gestión de proyectos que siga, implementará un proceso de seguimiento y control del proyecto como parte del ciclo de vida del mismo. Las metodologías de gestión de proyectos establecen normas sobre la frecuencia de estas comprobaciones del proyecto, así como las acciones resultantes incorporadas al flujo de trabajo.
Eficiencia
Tanto si se decide de antemano cuáles son los resultados del proyecto como si surgen a medida que éste avanza,
«seguir una metodología de gestión de proyectos hace que sea casi un 20% más probable que el proyecto cumpla lo que debe.»
Utilizar un método de gestión de proyectos probado y comprobado significa que se puede planificar con precisión la fase de inicio del proyecto y el calendario y el presupuesto generales del mismo desde el principio.
También se pueden incorporar las lecciones aprendidas de otros proyectos, lo que aumenta las posibilidades de éxito.
Antes de entrar en metodologías y marcos de gestión de proyectos específicos, echemos un vistazo de alto nivel al ciclo de vida de la gestión de proyectos. Como la mayoría de los marcos y metodologías utilizan estos pasos a su manera, esto ayudará a poner todos los enfoques en contexto más adelante.
Repaso rápido: 5 pasos del ciclo de vida de la gestión de proyectos
A continuación, leerás términos como «cascada» y «ágil»; los explicaremos con más detalle en la siguiente sección. Por el momento, he aquí un rápido resumen del ciclo de vida de la gestión de proyectos.
Iniciación
Este es el comienzo del proyecto, cuando los equipos elaboran el caso de negocio y las partes interesadas de alto nivel lo aprueban. En esta fase se puede identificar al patrocinador del proyecto y el alcance del mismo -lo que entra y lo que sale- en la carta del proyecto.
Planificación
En esta fase, el director del proyecto creará el plan del proyecto. En la metodología Waterfall, éste será exhaustivo, con todas las partes interesadas acordando los resultados del proyecto e identificando los hitos. En un marco ágil, la fase de planificación es más corta y se combina con la fase de ejecución del proyecto.
Ejecución
En los proyectos en cascada, esta fase consiste en seguir el calendario del proyecto y poner en marcha lo acordado en la fase de planificación. En un proyecto ágil, los sprints comienzan en esta fase. Cada sprint informa de lo que se entregará a continuación, acercando el proyecto al objetivo final.
Seguimiento y control
Los proyectos que siguen un modelo en cascada documentan sus procesos de gobernanza en una carta de proyecto. El gestor del proyecto y otras partes interesadas deberán tener en cuenta el alcance del proyecto. Aunque se produzcan cambios en el alcance, deben documentarse formalmente a través de un proceso de control de cambios.
En los proyectos ágiles, una retrospectiva del sprint al final de cada sprint ofrece la oportunidad de realizar una revisión rápida y sucia de lo que funciona y lo que no y de lo que debería priorizarse a continuación.
Cierre
¡Hurra, has llegado al final! Tanto si los resultados se acordaron por adelantado como si surgieron durante el ciclo de vida del proyecto, es hora de entregarlos a la empresa y repetir el proceso.
Volvemos a nuestro tema principal: los marcos y las metodologías. A continuación, cubriremos rápidamente dos de las metodologías de gestión de proyectos más populares.
Dos de las metodologías de gestión de proyectos más populares
Las dos principales metodologías de proyectos son Waterfall y Agile. De nuevo, más adelante hablaremos con más detalle de cada una de ellas. Por ahora, esta es una manera fácil de pensar en cada una de ellas:
- Metodología Waterfall: un proceso lineal y secuencial en el que cada paso del proyecto espera a que el anterior termine antes de poder empezar
- Metodología ágil funciona de forma iterativa, lo que significa que el trabajo se completa en incrementos planificados y cada incremento aporta mayor claridad sobre cuál será el resultado final
Aquí tienes un análisis más profundo de ambas metodologías, empezando por la ágil.
Ágil
Hemos empezado a esbozar Ágil en una sección anterior, pero vamos a profundizar en este método. Agile es un término paraguas que engloba varios marcos de gestión de proyectos diferentes, como Scrum, pero vale la pena mencionar algunos detalles más aquí.
Rechaza la planificación rígida y dice que los equipos tienen que funcionar de forma flexible e iterativa, lo que significa que no se «hace una vez y se hace bien», sino que se trabaja en algo pequeño y se ejecuta rápidamente, se evalúa lo que funciona y lo que no, y luego se cambia y se adapta a partir de ahí.
Agile acepta la incertidumbre como un hecho y pretende capacitar a los equipos de proyecto para que sean muy flexibles, ejecuten su trabajo rápidamente y respondan al cambio sin problemas. Esto puede ser una desventaja para los equipos que trabajan con un presupuesto o un calendario más ajustado porque el método ágil puede parecer cargado de imprevisibilidad.
También requiere una comunicación estrecha y frecuente, lo que se facilita con un sistema operativo de trabajo. Más adelante hablaremos del Sistema Operativo de Trabajo, pero aquí tienes una idea de cómo es la planificación ágil en el software:
Waterfall
De nuevo, esto no es técnicamente un marco de trabajo. Este método de la vieja escuela pide a los gestores de proyectos que hagan una lista de todas las tareas que conducen al objetivo final y que trabajen en ellas por orden. El progreso desciende en cascada de una fase del proyecto a la
Los equipos deben completar cada una antes de pasar a la siguiente. La metodología en cascada es estupenda para cualquiera que fabrique productos físicos más caros en un proceso repetitivo en sí mismo.
Y en términos de esfuerzos más pequeños, si eres un excelente planificador que trabaja en un proyecto con un alcance y unos requisitos claros, el método en cascada puede ayudarte a conseguir un resultado exitoso y predecible.
Sin embargo, es un enfoque bastante rígido para la gestión de proyectos. Supone que se tienen todos los requisitos por adelantado y no tiene en cuenta las sorpresas que obligan a desviarse del plan. Para la mayoría de los equipos, esta no es una forma realista de trabajar.
Si no estás seguro de cuándo utilizar Waterfall o Agile, lo desglosaremos en la siguiente sección.
¿Cuándo debo utilizar Waterfall?
La gestión de proyectos en cascada funciona mejor para proyectos con planes largos y detallados que requieren un único calendario. Funciona mejor en un entorno de proyecto menos volátil y en el que puede haber una inversión inicial por parte del cliente para garantizar un alto nivel de certidumbre en torno a los resultados finales.
Consulta algunos de los pros y los contras:
A continuación, Agile. A continuación te explicamos cuándo utilizarlo y qué puedes ganar o sacrificar con este método.
¿Cuándo deberías utilizar Agile?
La metodología de gestión ágil de proyectos funciona muy bien cuando la visión o las características del producto no necesitan estar bien definidas. La metodología ágil permite a los propietarios de los productos ajustar los requisitos y las prioridades a lo largo del proyecto para aprovechar las oportunidades y, en última instancia, ofrecer un mejor producto a todas las partes interesadas en el proyecto.
Estas son algunas de las ventajas y desventajas de la metodología:
Si ni la metodología ágil ni la de cascada parecen ser las más adecuadas para su proyecto, hay otra solución.
4 factores para elegir la metodología de gestión de proyectos adecuada
Además de comprender los pros y los contras de cada metodología, puede utilizar estos cuatro factores para ayudarle a decidir su enfoque ideal.
1. Requisitos: La primera pregunta que debes responder es si necesitas definir los requisitos del proyecto por adelantado, como parte de una declaración de alcance, o si son más flexibles y pueden aclararse en el transcurso del proyecto. Tu respuesta influirá en la metodología de gestión de proyectos que elijas.
2. Recursos: Si su proyecto necesita un recurso especializado con disponibilidad limitada, debe tener claro en qué momento del calendario del proyecto va a utilizarlo y asegurarse de reservarlo. De lo contrario, corres el riesgo de añadir un retraso importante.
3. Cultura del cliente: Tendrás que identificar los aspectos no negociables del cliente. Si el alcance del proyecto tiene que estar muy controlado, pero el tiempo y el presupuesto no están grabados en piedra, necesitarás un enfoque diferente al de cuando el tiempo y el presupuesto son fijos, pero el resultado final puede ser más flexible.
4. Nivel de compromiso de las partes interesadas: ¿Cómo espera el cliente trabajar con el equipo del proyecto? ¿Va a estar cerca del proyecto y a mano durante todo el proceso para tomar decisiones y ofrecer orientación? ¿O quiere proporcionar todo eso al principio y luego dejar que el proyecto se desarrolle con una aportación mínima?
Si todavía no está seguro de qué metodología utilizar, examinemos los marcos de trabajo. A continuación hemos reunido los principales marcos de gestión de proyectos, con una explicación detallada de cada uno de ellos.
¿Cuáles son los principales marcos de gestión de proyectos? Una explicación en profundidad
Aunque el campo de la gestión de proyectos sigue evolucionando, hay varios marcos de gestión de proyectos que los directores de proyectos y sus equipos prefieren. Siga leyendo para conocer los detalles de cada uno de ellos.
1. PRINCE2
PRINCE2 significa Proyectos EN Controlados Entornos y es uno de los marcos de gestión de proyectos en cascada orientados al proceso que hace hincapié en pasos claros y responsabilidades bien definidas.
PRINCE2 hace mucho hincapié en la planificación, la justificación del negocio, el análisis de costes y la mitigación de riesgos, y es un marco increíblemente completo para ejecutar proyectos empresariales grandes y predecibles .
También es la metodología de gestión de proyectos más practicada en el mundo, lo que significa que mucha gente está familiarizada con ella, sabe cómo funciona y entiende su terminología.
Es un clásico probado para trazar las etapas de un proyecto a gran escala de principio a fin, aclarando qué se entregará, por quién y cuándo. También es bastante rígida y plantea retos similares a los de la mayoría de los proyectos en cascada.
2. Metodología PMBOK
Creada por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), PMBOK son las siglas de Project Management Body of Knowledge, que desglosa la gestión de proyectos en cinco fases: concepción e inicio, planificación, ejecución, rendimiento y seguimiento, y cierre.
Aunque la Guía PMBOK no dicta la metodología, muchos gestores de proyectos de software la asocian con el modelo Waterfall. Al igual que no existe una metodología del PMI (proporciona prácticas y guías de gestión de proyectos), el PMBOK deja que el equipo decida qué procesos son los mejores en su situación.
3. Scrum
Scrum es el marco de gestión de proyectos ágiles elegido por la mayoría de los equipos de desarrollo de productos hoy en día, y es uno que seguimos vagamente aquí internamente en monday.com.
Scrum es famoso por palabras de moda como «sprints», «scrums», «backlogs» y «burndowns» Con Scrum, no te centras en los proyectos en sí, sino que te centras en el tiempo: ¿qué puedes lograr como equipo en las próximas dos semanas?
Los equipos pequeños (no más de nueve personas) dividen el trabajo en hitos de dos semanas conocidos como «sprints» o «iteraciones» Se reúnen durante 15 minutos diarios en «stand-ups» dirigidos por un Scrum Master para discutir la situación.
El Scrum Master actúa como un facilitador cuyo trabajo es despejar los obstáculos y ayudar al equipo a trabajar más eficientemente. Este enfoque ágil es ideal para proyectos creativos en los que se pueden modificar los objetivos a mitad de camino sin descarrilar todo el proyecto. Echa un vistazo a este ejemplo de tablero de planificación de sprints de Scrum:
4. Lean
Esta filosofía se centra en conseguir más trabajando con menos. Se atribuye principalmente al Sistema de Producción Toyota (TPS), que definió tres grandes tipos de residuos: muda, mura, muri.
Lean pretende eliminar sistemáticamente todas las formas de residuos para trabajar con la mayor eficacia posible. Te anima a despojarte de toda la palabrería de tu día a día para quedarte sólo con lo esencial que aporta valor real.
Lean es fácil de seguir si trabajas en un entorno de fabricación o producción que entrega un producto físico, como un coche Toyota. Desgraciadamente, Lean es una metodología de la vieja escuela que no es tan relevante para los equipos que trabajan en el ámbito digital.
5. Kanban
El tablero Kanban se utiliza para gestionar visualmente los procesos con varias columnas diferentes que representan etapas en su flujo de trabajo. Las etapas pueden ser tan sencillas como «Por hacer», «Trabajando en ello» y «Hecho», o mucho más complejas, según se adapten a tu proceso.
A continuación, representas el trabajo mediante tarjetas o notas adhesivas, moviéndolas de izquierda a derecha a medida que avanzan en tu flujo de trabajo; de este modo, puedes evaluar fácilmente los puntos de ineficacia: ¿dónde se acumulan las notas adhesivas?
Al igual que Agile, Kanban se desarrolló específicamente para el desarrollo de software, pero a la gente le encanta porque puede aplicarse básicamente a cualquier flujo de trabajo que siga un proceso predecible.
A la gente le encanta Kanban por su simplicidad y flexibilidad, pero no ayuda especialmente a elaborar estrategias y planificar con antelación. Te centras en lo que es urgente, que puede ser diferente de lo que es realmente importante. Además, muchos proyectos siguen procesos no lineales que no pueden gestionarse con una pantalla plana de una sola capa.
Sea cual sea el marco o la metodología de gestión de proyectos que elijas, un factor clave para el éxito del proyecto es utilizar las herramientas adecuadas. Si utilizas un enfoque en cascada, sabes que eso significa planificar, planificar y planificar más. Aquí es donde entra monday.com Work OS.
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Como ya hemos mencionado, monday.com Work OS es un sistema operativo de trabajo. En nuestro software, los equipos pueden crear y personalizar cualquier solución de trabajo para obtener flujos de trabajo más rápidos, ágiles y personalizables.
Nuestras capacidades de arrastrar y soltar significan que cualquier persona con permiso puede tener en cuenta fácilmente los comentarios de los clientes o añadir otro elemento al backlog del producto para una mayor agilidad.
No importa qué marco o metodología utilices, tenemos una vista o plantilla para facilitar la planificación y ejecución de los proyectos. Más concretamente, nuestra plantilla de planificación de la gestión de proyectos muestra las tareas, el calendario y el progreso de cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
Si utiliza una metodología de gestión de proyectos ágil, necesitará plantillas de planificación de sprints. T
Pon en marcha tus motores de gestión de proyectos
La elección de la metodología de gestión de proyectos adecuada se basa en una cuidadosa consideración y en las herramientas adecuadas para ello. Si ha leído este artículo, ya va en la dirección correcta.
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