No creemos que sea exagerado decir que un cuadro de mando eficaz puede cambiar realmente el funcionamiento de una empresa.
Vivimos en una época en la que incluso las pequeñas empresas pueden disponer de millones de datos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, la información valiosa pasa desapercibida (o, al menos, no es vista por las personas adecuadas en el momento oportuno). Los cuadros de mando garantizan que los datos más importantes -los que pueden dar forma a las decisiones e impulsar la acción- permanezcan a la vista y en primer plano.
¿Qué es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando empresarial (o un cuadro de mando de gestión) proporciona una visión de alto nivel de sus métricas más importantes. Los responsables de la toma de decisiones y los equipos los utilizan para seguir el progreso hacia los objetivos e identificar los problemas a medida que surgen.
Existen algunas definiciones del término «cuadro de mando»; nuestra favorita es la de Stephen Few en su libro Information Dashboard Design, en la que lo define como «una presentación visual de la información más importante necesaria para lograr uno o más objetivos, consolidada y organizada en una sola pantalla para que la información pueda ser supervisada de un vistazo».»
Básicamente, eso significa que…
- si tienes que desplazarte
- si tienes que hacer clic entre diferentes páginas, filtros o vistas
- si pasas mucho tiempo averiguando lo que los visuales están tratando de decirte
… entonces es no un cuadro de mando, o no es un cuadro de mando que funcione.
¿Necesito un cuadro de mando de datos?
Según nuestra experiencia, la mayoría de las empresas basadas en datos se benefician enormemente de la creación de un sistema de cuadros de mando en vivo. En cuanto a las que no lo han hecho, muchas dicen que está en la lista de tareas pendientes. Pero, a menudo, sólo una vez que una empresa ha introducido un cuadro de mando, se da cuenta de lo mucho que lo necesitaba, después de todo.
Imagínese pasar un día sin un dispositivo para decir la hora: sin relojes, sin teléfono, sin reloj de pulsera. La mayoría de nosotros se las arreglaría , pero probablemente nos causaría mucho estrés y desperdicio de energía. Tendríamos que pedir continuamente ayuda a los demás. Y tomaríamos malas decisiones si no pudiéramos acceder a esa información rápidamente, o en absoluto.
Los cuadros de mando son similares. Muchas personas que buscan una herramienta de cuadro de mando se han encontrado haciendo una (o muchas) de las siguientes cosas de forma habitual:
- Pedir a los compañeros que saquen datos que están almacenados en una plataforma a la que no pueden acceder
- Pasar demasiadas horas en reuniones intentando hacer un seguimiento del progreso respecto a los KPIs
- Hacer capturas de pantalla manualmente y enviarlas por correo electrónico
- Responder a preguntas básicas que los compañeros de equipo deberían realmente saber ya la respuesta (Te estamos mirando a ti, Steve..)
Al igual que la desafortunada persona sin reloj de pulsera, la mayoría puede arreglárselas así durante un tiempo, pero suele llegar un momento en el que los cuadros de mando se convierten en una prioridad para su empresa. Tal vez usted está escalando. Tal vez se ha visto afectado por una crisis que podría haberse evitado si hubiera visto las señales de advertencia antes. Nosotros decimos que es mejor estar al tanto de sus necesidades de visualización de datos con antelación, que es la razón por la que la construcción de un cuadro de mando con nuestra herramienta, Geckoboard, no requiere ningún conocimiento de codificación y se puede configurar y ejecutar en cuestión de minutos.
¿En qué se diferencia un cuadro de mando de un informe?
Algunas personas tratarán de decirle que un cuadro de mando es sólo una versión más corta y en tiempo real de un informe. No cabe duda de que existe un solapamiento, pero no creemos que esta sea una forma muy útil de verlo.
Sí, ambos comunican información a un público. Pero a menudo, el propósito de esa comunicación es muy diferente.
Los informes son buenos para la profundidad y la reflexión, mientras que los cuadros de mando son mucho mejores para comunicar el progreso en tiempo real, o para alertar de las áreas que necesitan atención inmediata. Como resultado, hay cosas que puede elegir para enfatizar en uno y no en el otro, y otras métricas que puede dejar de lado por completo.
Otra área en la que un tablero de control es probable que sea más útil que un informe es cuando usted está tratando de orientar una cultura de equipo en torno a un conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) o Objetivos y Resultados Clave (OKRs).
Por ejemplo, un informe mensual de ventas puede revelar los puntos fuertes y débiles en el rendimiento de un equipo y el enfoque general. Pero un cuadro de mando puede capacitar a los equipos para que se apropien de estos indicadores clave de rendimiento en su trabajo diario.
Piensa en ello como un empujón oportuno, cuando la realidad de un día de trabajo ajetreado empezaría a desviar tu atención de lo que es importante.
¿Cuáles son los diferentes tipos de cuadros de mando?
Nick Desbarats ofrece un desglose exhaustivo de lo que él considera los 13 tipos de cuadros de mando. Aunque en la mayoría de los casos, es probable que sólo tenga que entender la distinción entre los dos principales: «monitorización» y «rendimiento».
¿Qué es un cuadro de mando de monitorización?
Los cuadros de mando de monitorización le dan una visión clara de las áreas que necesitan una acción inmediata o una mayor atención porque algo ha cambiado recientemente.
Todos debemos haber visto al menos una película de desastres de Hollywood en la que un hombre en una silla giratoria está mirando un gran panel de pantallas y LEDs, y de repente, hay un parpadeo, luego una luz. Luego dos. Luego tres. Antes de que te des cuenta, toda la habitación está parpadeando y él está gritando por teléfono al Presidente.
Dejando de lado el dramatismo de Hollywood, lo que estás viendo en estas escenas es un tipo de Panel de Control. Los buenos tableros de control están diseñados para ser consultados regularmente. Y en lugar de ser utilizados como una herramienta de análisis, están diseñados para llamar su atención sobre cualquier cosa que no se considere «normal» – por lo general mediante el uso de un sistema de alertas o indicadores de estado para llamar su atención a las diferentes áreas, ya que las cosas cambian.
También puede ver que los pedidos no realizados han aumentado por encima del rango normal porque el dial de estado se ha vuelto rojo. Por supuesto, el cuadro de mandos no nos dice qué ha causado que esto ocurra – esto requeriría un análisis más profundo. Pero se nos avisa inmediatamente del cambio y podemos empezar el proceso de investigación mucho antes.
¿Qué es un Cuadro de Mando de Rendimiento?
Los Cuadros de Mando de Rendimiento (a veces llamados Cuadros de Mando KPI) visualizan su progreso actual hacia objetivos estratégicos a largo plazo.
Mientras que los Cuadros de Mando de Monitorización le ayudan a ser más reactivo, los Cuadros de Mando de Rendimiento le ayudan a ser más proactivo sobre las cosas que quiere conseguir en el futuro. Normalmente, se incluyen los KPI más importantes de la empresa o del equipo, con información contextual (como los objetivos) que permite a los compañeros determinar rápidamente si se están cumpliendo esos objetivos.
Los Cuadros de Mando de Rendimiento suelen ser utilizados por equipos o grupos de personas. Pueden tener muchas ventajas, entre ellas:
- Mantener al equipo centrado en los KPI más importantes. En otras palabras, evitan el «desvío de la misión»
- Destacan las áreas que necesitan ser mejoradas, por lo que se pueden tomar medidas de inmediato.
A continuación se muestra un ejemplo de un panel de rendimiento utilizado por un equipo de ventas. Han identificado el KPI más importante para ellos (los ingresos mensuales) y le han dado una mayor prominencia, tanto en términos de su tamaño relativo como al colocarlo en la esquina superior izquierda. (La esquina superior izquierda es donde nuestros ojos se dirigen naturalmente, en culturas que leen de izquierda a derecha).
También podemos ver fácilmente las métricas de apoyo más importantes en tiempo real. Esto incluye el gráfico de líneas que muestra el progreso con respecto al objetivo a lo largo del tiempo. Y los gráficos de barras que muestran el valor de la cartera de pedidos a 30 días y la tasa de cierre por representante. Toda esta información es muy valiosa, y el director de ventas puede utilizarla para determinar dónde debe concentrar sus esfuerzos para alcanzar el objetivo genera
Si está investigando los cuadros de mando, puede estar considerando una herramienta de BI. Fundamentalmente, las herramientas de BI están diseñadas para acumular datos no estructurados procedentes de múltiples fuentes, de modo que el usuario pueda profundizar en esos datos a través de una serie de consultas. La mayoría de ellas también incluyen funciones de visualización de datos que pueden utilizarse para crear cuadros de mando.
Una herramienta de cuadros de mando creada expresamente también extraerá datos de múltiples fuentes. Sin embargo, se diferencia de una herramienta de BI en que se centra exclusivamente en la comunicación de esos datos.
Si necesita crear un cuadro de mando de la empresa, y está considerando las herramientas de BI como parte de la mezcla, podría estar pensando: «Bueno, si las herramientas de BI pueden crear cuadros de mando además de otras funciones de análisis de datos, ¿no es esa la mejor opción?»
En realidad, no siempre funciona así.
Por un lado, la mayoría de las herramientas de BI tienen una curva de aprendizaje muy pronunciada. Probablemente podría adquirir un conocimiento práctico de Power BI de Microsoft en unas 6 semanas (…quizás más corto o más largo dependiendo de sus habilidades de ciencia de datos.) Además, tendrá que reservar tiempo para la configuración de los datos, una tarea que normalmente realizan los especialistas en datos de las grandes empresas. Esto puede ser una inversión que merezca la pena, pero si tienes una agenda apretada, con recursos limitados, y tu principal prioridad es la comunicación de datos (en contraposición al análisis de datos), entonces una herramienta de cuadros de mando es potencialmente una opción mucho mejor.
Por ejemplo, siempre que se sepa lo que se quiere visualizar, hemos encontrado que el usuario típico de Geckoboard puede crear su primer cuadro de mando en unos 15 minutos.
En segundo lugar, la mayoría de la gente no aprecia plenamente que la visualización de datos es una habilidad en sí misma. Sí, una herramienta de BI te da más opciones para la visualización de datos, pero sin una sólida comprensión de los principios de diseño que la sustentan, es mucho más probable que construyas pantallas difíciles de digerir que no pueden ser supervisadas «de un vistazo» – y por lo tanto no funcionan como cuadros de mando.
