Me encantan las herramientas de organización. Planificadores, subrayadores, Post-its… Me encanta todo.
Hace unos meses, una afluencia de vídeos de Shirlhy Heras sobre el software Notion proliferó en mi feed. Minimalista pero personalizable, con más plantillas de las que jamás podría soñar, Notion es como si Google Drive y la aplicación para hacer listas Trello tuvieran un hermoso, hermoso bebé. Y sí, puedes resaltar texto o incluso simular Post-its .
Me inscribí en Notion, que tiene versiones gratuitas y de pago, y nunca miré atrás. Notion se ha convertido en un imprescindible no sólo para ordenar mi vida laboral, sino cualquier tarea que se me presente.
¿Por qué Notion?
Los materiales físicos me dan esa sensación de calidez, pero me ha costado encontrar un sistema online que engendre lo mismo
He utilizado Trello profesionalmente, pero quería una aplicación que hiciera algo más que listas. Microsoft OneNote o Evernote son las mejores para tomar notas, y para eso ya tengo la aplicación Notas en mi iPhone. Notas, por su parte, es un montón caótico de pensamientos aleatorios, observaciones en el metro y volcados de palabras. Es genial para cuando necesito anotar algo, pero es horrible para la productividad.
Un proceso mejor era fundamental, especialmente cuando me vacuné por completo a mediados de 2021 y tuve que volver a hacer malabares con las salidas personales. Fue entonces cuando los vídeos de Notion aparecieron en mi página de inicio de YouTube como por arte de magia (más bien gracias al algoritmo).
Notion es gratuito si piensas utilizarlo tú mismo, pero también tienen una opción Personal Pro por 5 euros al mes (o 4 euros al mes si facturas anualmente) si quieres colaborar con otras personas, por ejemplo al planificar un proyecto o unas vacaciones. También tienen opciones para equipos profesionales, por 10 €/mes (o 8 € si se factura anualmente).
Yo uso Notion de forma gratuita y, como no trabajo con nadie, no veo la necesidad de actualizar a Pro. Está disponible en el escritorio en un navegador o en una aplicación para MacOS o Windows, y en el móvil en iOS y Android. Me parece que lo mejor es crear y reelaborar las páginas en el escritorio, pero el móvil es estupendo para leer y hacer garabatos rápidos cuando es necesario.
Notion tiene miles de plantillas incorporadas que benefician a estudiantes y empleados. Los estudiantes pueden, por ejemplo, crear una página para su horario de clases , o un resumen de su lista de lectura . La aplicación también es perfecta para la organización personal con opciones como un seguidor de hábitos o planificador de presupuestos .
Además de las plantillas propias de Notion, los usuarios pueden crear y compartir las suyas propias. Además, puedes personalizar el aspecto de tu Notion con diferentes fuentes y colores. Si necesitas inspiración, hay muchos vídeos en YouTube sobre cómo crear una Notion «estética».
También puedes «asignar» un emoji a cada página, por ejemplo, y también puedes añadir carátulas. Elige entre las ilustraciones que ya tiene Notion (desde fotografías geniales del espacio hasta arte del Renacimiento), o sube tus propias imágenes.
Cómo empezar con Notion
Crear una cuenta en Notion es muy sencillo: Regístrate con tu cuenta de Google o Apple, o con otra dirección de correo electrónico. A continuación, Notion te preguntará cuál es tu ocupación y cómo piensas utilizar la aplicación (para sugerirte plantillas potencialmente útiles), y ya puedes empezar.
Admitiré que mirar un Notion vacío es tan intimidante como ver un cursor parpadeante en un documento de Word en blanco. La cantidad de posibilidades puede ser paralizante. ¿Qué haces?
Notion tiene una práctica página de inicio en su sitio web con algunos aspectos básicos. La aplicación se compone de páginas, ya sean en blanco, una plantilla o incluso importadas desde Evernote, Asana u otro software. También puedes empezar con una base de datos, como una tabla o un calendario:
Todas las páginas están formadas por «bloques», que según el blog de Notion es una «pieza única de contenido que añades a tu página, como un elemento de la tarea, una imagen, un bloque de código, un archivo incrustado, etc.». Son literalmente los bloques de construcción de Notion.
Para añadir un bloque a una página, pulsa la tecla / y te aparecerá una lista de opciones. Desde una simple lista con viñetas hasta un calendario o una carga de audio, ¡o incluso páginas dentro de páginas! – los bloques hacen de Notion lo que es.
Incursionar en los bloques y las páginas puede ser abrumador, pero la buena noticia es que no hay una forma «correcta» de hacer Notion. Llevará tiempo averiguar qué es lo mejor para ti y tu flujo de trabajo, pero hay una guía en el camino con tutoriales de YouTube y instrucciones del propio Notion .
Si incluso eso es demasiado, da un paso atrás. Lo que me ayudó a descubrir Notion fue, en primer lugar, comprender lo que quería hacer con él. Ansiaba organizar mis tareas e ideas de trabajo; mantener en orden mis listas de tareas personales, mis trabajos y mis escritos; y establecer mi presupuesto.
A partir de ahí, supe qué preguntas buscar (en el blog de Notion, en YouTube o en Google). Por ejemplo: ¿Cómo creo una hoja de cálculo? ¿Cómo importo fotos? Saber lo que quería hacer me permitía encontrar fácilmente la respuesta. A medida que aprendía más, también tenía espacio para experimentar.
La curva de aprendizaje de Notion no se debe a la complejidad de la aplicación, sino a la gran cantidad de herramientas que tienes a tu disposición. Después de pasar unos días aprendiendo sobre la marcha (y viendo un montón de YouTube), lo tenía dominado y estaba lista para gritar a los cuatro vientos lo increíble que es.
Por qué me gusta Notion
Notion es intuitivo una vez que conoces su funcionamiento, lo cual es una de las razones por las que se ha convertido en un esencial diario para mí este año. La variedad de opciones, ya sea en cuanto a la función de la página o el estilo, también es una ventaja. Y todo es accesible en mi ordenador portátil, en mi iPhone y en mi iPad.
Estos factores han convertido a Notion en mi sistema de organización a toda prueba. Puede que no vuelva a necesitar otra agenda.
