Las herramientas de productividad son una forma estupenda de gestionar el flujo de trabajo y de controlar todos los proyectos en curso, así como de colaborar con los miembros del equipo y los clientes. Hay muchas opciones para elegir una herramienta de este tipo.
Este artículo se propone explorar dos de las mejores del mercado, Notion y Todoist.
Que es Notion?
Notion ha sido descrito como una «navaja suiza» de software, es una solución completa para muchas facetas de la organización empresarial. Muchas de las funciones que Notion puede realizar habrían implicado soluciones de software separadas en el pasado. Tiene herramientas para hacer de todo, desde las finanzas hasta el diseño de páginas web.
Que is Todoist?
Como habrás deducido por su nombre, Todoist es en el fondo una aplicación de listas de tareas. Pero llamarla así no le hace justicia. Todoist es un completo gestor de flujos de trabajo que puede utilizarse para hacer un seguimiento de todos tus proyectos y tareas. Éstas se almacenan en listas organizadas que se pueden ver de diferentes maneras.
Notion Pros
Notion es un juego de herramientas completo. Históricamente, el problema de este tipo de soluciones de software es que, aunque cubren todas las bases, no destacan en ninguna tarea en particular. Notion ha abordado en gran medida esta cuestión y ha desarrollado y construido un software eficaz que tiene mucho que ofrecer.
En esta sección veremos algunas áreas en las que Notion ha dado en el clavo.
Customizable y Flexible
Una de las características más destacadas de Notion es lo personalizable que es. La arquitectura del software significa que cada elemento que se crea se hace utilizando un bloque. Estos bloques pueden ser cualquier cosa, desde una tabla hasta una nota y mucho más. Con este método es posible construir un sistema organizativo completo adaptado a sus necesidades exactas.
Muchos Templates
Al construir cualquier elemento en Notion hay una gran variedad de plantillas entre las que elegir para personalizar el aspecto de tu sistema.
Gran sistema de tomas de notas
A diferencia de muchos sistemas en los que las funciones de toma de notas son limitadas, en Notion puedes crear notas tan complejas como cualquier otro elemento. Tienes formato de texto completo,
listas, puedes añadir sonido o vídeo y también puedes crearlas utilizando las plantillas suministradas.
Mutiples Vistas
En Notion puedes ver tus datos de múltiples maneras que incluyen vistas de Lista, Tabla, Calendario y Kanban.
Puedes Trabajar en cualquier dispositivo
Con una descarga para teléfonos y tabletas, Notion funcionará en todos los ordenadores Windows y Mac y en todos los dispositivos inteligentes.
Integracion con Google
Notion se integra completamente con los calendarios de Google y Google Drive.
Otros Pros que encontramos en Notion
- Versión gratuita – Existe una versión gratuita, limitada a un usuario.
- Muchos widgets – Puedes añadir calendarios, listas de control, galerías, tableros de proyectos, tablas y más a tus páginas.
- Completo conjunto de herramientas – Puede realizar funciones que normalmente requiere más de una aplicación.
Todoist Pros
Aunque quizás no sea tan flexible como Notion, Todoist sigue siendo una solución de software muy valorada en el nicho de la productividad y el flujo de trabajo. Una gran base de clientes es el testimonio de la popularidad y el éxito del software.
En esta sección consideramos algunos de los puntos fuertes del software.
Interfaz altamente personalizable
La interfaz puede ser tan sencilla o tan complicada como el usuario lo requiera sin que ello afecte a la colaboración general entre usuarios. Los que utilizan más funciones pueden tenerlas al alcance de la mano, mientras que otros usuarios pueden preferir interfaces más sencillas.
Funciona y se sincroniza en múltiples plataformas
Con las aplicaciones disponibles para iOS y Android y la evidente versión basada en el navegador, el software puede utilizarse en cualquier plataforma.
Excelente para el seguimiento de tareas
Con sus raíces en el concepto de listas de tareas, no es de extrañar que una de las principales características de este software sea su capacidad para permitir a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de las tareas y proyectos.
Integración con Google Calendar
Con tu Google Calendar integrado con Todoist, cualquier evento que se introduzca en el calendario se convierte automáticamente en una tarea en Todoist y viceversa.
Otras Integraciones
Con integraciones disponibles para apps como Evernote, Zoom, Trello, Slack y Zapier entre otras, Todoist es compatible con más apps que la mayoría de sus competidores.
Otros PROS que encontramos en TODOIST
- Seccionamiento de proyectos – Puedes crear diferentes listas de tareas para partes separadas del mismo proyecto.
- Interfaz limpia e intuitiva – La interfaz por defecto de Todoist es sencilla de aprender y utilizar.
- Versión gratuita – maneja hasta 8 proyectos con 5 personas por proyecto en la versión gratuita.
Notion Contras
No existe un software perfecto, siempre hay que hacer concesiones. Teniendo en cuenta la complejidad de Notion, sería fácil que hubiera demasiados compromisos, pero no es el caso. Sin embargo, todavía hay que tener en cuenta algunos problemas.
Curva de Aprendizaje media-alta
Para los que les gusta juguetear con su software, esto no es realmente un problema. Sin embargo, para aquellos que quieran algo que requiera una cantidad mínima de tiempo en el procedimiento de configuración, las complejidades de la configuración de Notion podrían ser un problema.
La flexibilidad del software es realmente un arma de doble filo. Al ser tan personalizable, requiere más trabajo de configuración y, en esta fase, para la mayoría de los usuarios hay un poco de curva de aprendizaje.
La Versión Gratuita es limitada
Cuando se comparan productos, un factor que siempre debe considerarse es el coste. La versión gratuita que ofrece Notion sólo es útil para uso personal. Incluso su primera versión de pago es sólo una versión personal mejorada y cuesta 4 dólares al mes. La versión Pro, de 8 dólares mensuales por usuario, es la primera versión práctica para equipos.
El sistema de búsqueda podría ser mejor
La búsqueda de palabras clave dentro de Notion está absolutamente bien. Sin embargo, cuando se trata de utilizar filtros y etiquetas personalizadas para buscar datos, es un poco decepcionante. A pesar de poder añadir etiquetas personalizadas a cualquier elemento dentro de una página o bloque, no hay ninguna opción para filtrar estas etiquetas.
App movil
No es una mala aplicación, pero podría ser mejor. La navegación puede ser complicada y algunos usuarios han informado de que es fácil borrar elementos accidentalmente cuando se trabaja con la aplicación.
Todoist Contras
Los contras de cualquier software son a menudo subjetivos. Al considerar estas dos ofertas, se siente un poco así. Claro, ambos tienen problemas, pero no hay nada que rompa los esquemas en ninguna de las aplicaciones, ambos hacen lo que se proponen con gran aplomo. Sin embargo, aquí están algunos de los contras que hemos descubierto en Todoist.
Vista de Calendario no disponible
Parece una extraña omisión, especialmente porque el software se sincroniza con muchos calendarios de terceros. Pero si quieres ver tus tareas y citas para las próximas semanas o meses tienes que usar la vista de calendario de la aplicación con la que te sincronizas.
Funciones de colaboración limitadas
Para los equipos más grandes, la naturaleza limitada de este aspecto del software podría hacerlo inadecuado. No es que no ofrezca ninguna función de colaboración, pero hay aplicaciones de software en el mercado que manejan mejor este aspecto.
Los problemas incluyen que la estructura y el diseño de los proyectos no siempre se comparten junto con el proyecto, y la creación poco intuitiva de nuevos proyectos y los miembros del equipo involucrados.
Version Gratuita Limitada
La versión gratuita de Todoist es demasiado limitada en cuanto a funcionalidad como para ser de mucha utilidad más allá de una demo realmente. Está bien si todo lo que quieres hacer es crear una «lista de tareas», pero eso es todo.
Si buscas tareas más complejas como etiquetas, comentarios, filtros y carga de archivos, entonces la versión de pago es imprescindible. Es una opción útil para aquellos que sólo quieren tener una idea del software, pero para una productividad seria, la opción pro es esencial.
Limite de Tareas
Cada proyecto tiene un límite de tareas de 300, si bien esto es suficiente en la mayoría de los casos, para los proyectos más complejos este número podría ser fácilmente alcanzado.
Aplicacion en Windows 10 da problemas
Aunque esto se supera fácilmente utilizando la versión del navegador en un ordenador con Windows 10, el hecho de que la aplicación nativa de Windows 10 no sea fiable e incluso falten algunas funciones será un problema para algunas personas.
Ventajas que tiene Notion sobre Todoist.
En esta sección vamos a ver algunas áreas en las que Notion tiene ventaja sobre Todoist.
Mejor sistema de notas
El sistema de notas de Notion es tan bueno, si no mejor, que el de muchas aplicaciones propietarias para tomar notas. Si la toma de notas es una función que piensas utilizar mucho, Notion es, con mucho, la mejor opción.
Mientras que muchas funciones de toma de notas en este tipo de programas ofrecen una funcionalidad bastante limitada, gracias a la arquitectura de bloques de Notion, el sistema de toma de notas ofrece tantas opciones como la mayoría de los buenos procesadores de texto.
Dentro del sistema de notas de Notion puedes utilizar encabezados, viñetas, listas de alternancia y enlaces. Todoist ofrece funciones de toma de notas, pero, en comparación, su alcance es limitado.
Más Flexible
¿Quieres construir una página web y controlar el aspecto financiero de un proyecto? Lo mejor de Notion es que puede hacer todo esto y casi cualquier otra tarea que desee.
La arquitectura subyacente del sistema es tal que se puede construir un sistema completo de gestión de proyectos que se adapte exactamente a sus necesidades.
Mejor opticiones de visualización
A muchos usuarios les encantan las opciones de visualización disponibles en Notion. Cualquier página puede ser vista como una galería, lista, tablero, base de datos, tabla o calendario. Esto es ideal para aquellos que les gusta analizar sus datos, ya que las referencias visuales que se pueden obtener de estas opciones pueden ofrecer grandes conocimientos.
Para aquellos que crean proyectos de tipo creativo, la posibilidad de incrustar imágenes y vídeos directamente en cualquier página es también una gran herramienta a la hora de ver el progreso de los proyectos.
Mejor versión Gratuita
Esto realmente sólo se aplica a aquellos que buscan un organizador personal o son una operación de una sola persona, pero si ese es tu caso, la gama de características que ofrece la versión gratuita es muy superior a la opción Todoist.
Ventajas que tiene Todoist sobre Notion
Facilidad de uso
Aunque Notion ofrece más posibilidades de personalización con diferencia, esto tiene un coste, puede ser complicado empezar con Notion, sobre todo si se configuran sistemas complejos. Todoist, por el contrario, es una aplicación mucho más sencilla para empezar.
Todoist juega con sus puntos fuertes, en su corazón es una herramienta de gestión de tareas y productividad y al mantener estos campos y construir una interfaz de usuario inteligente e intuitiva ha desarrollado una aplicación que hace lo que se propone de una manera fácil de usar.
Integraciones
Si buscas una aplicación que ofrezca muchas integraciones, Todoist es la mejor opción entre estos dos proyectos. Todoist tiene integraciones con muchas de las principales aplicaciones, incluyendo Slack, Zapier, Evernote, Google Calendar y Drive, así como la mayoría de los principales clientes de correo electrónico.
Mejor Estructura de Precios
Si el presupuesto es un factor a tener en cuenta, Todoist gana por goleada. Aunque ambos ofrecen versiones gratuitas y la versión gratuita de Notion es más completa, cuando se trata de comprar la versión profesional, Todoist es una opción más barata.
Cuando consideramos los rangos de precios, Notion ofrece un precio inicial de 4 dólares al mes. Este es un paquete que está restringido a un solo usuario y se describe como ‘Plan Personal Pro’. Sólo el plan pro ofrece soporte para múltiples usuarios y este tiene un precio de 8 dólares por usuario al mes.
Por el contrario, los precios de Todoist comienzan en 3 dólares por usuario al mes e incluso su paquete superior «Para equipos» cuesta 5 dólares por usuario al mes.
¿Por qué deberías de utilizar Notion?
Notion es un gran paquete para aquellos a los que les gusta juguetear con su sistema hasta que lo tienen configurado exactamente a su gusto. La cantidad de personalización que ofrece esta aplicación está muy por encima de cualquier otra herramienta similar en el mercado.
También es ideal para uso personal, ya que el paquete gratuito es más que suficiente para satisfacer las necesidades de la mayoría de la gente.
También es una opción ideal para las personas que quieren evitar saltar de una aplicación a otra para realizar tareas, ya que prácticamente hace todo lo que quieres bajo un mismo techo.
¿Por qué deberias de utilizar Todoist?
Si estás buscando un gestor de tareas fácil de usar que no necesite mucha configuración pero que a la vez sea una herramienta potente, entonces Todoist debería ser una aplicación a tener en cuenta. Además, su amplia gama de integraciones significaría que esta sería una mejor opción para aquellas personas que ya utilizan plataformas como Trello o Slack.
Si no necesitas todas las campanas y silbidos que ofrece Notion, entonces la simplicidad y la facilidad de uso que ofrece Todoist la convierten en una opción fantástica.
¿Cuál es mejor para la gestión de proyectos?
Dos enfoques y filosofías de diseño diferentes han dado lugar a dos formas distintas de alcanzar el mismo conjunto de objetivos. La elección dependerá en gran medida de la complejidad del proyecto y del trabajo que estés dispuesto a realizar para poner en marcha el sistema.
Para proyectos más sencillos con tareas asociadas limitadas, Todoist probablemente lo supera, con su mayor facilidad de uso. Sin embargo, si estás llevando a cabo proyectos complejos con múltiples tareas y plazos e hitos asociados, y no te importa hacer el esfuerzo de ajustar tu sistema, entonces Notion es, con mucho, la mejor opción.
¿Cuál es mejor para tomar notas?
Noción. Es tan simple como eso, las opciones para tomar notas dentro de esta aplicación son muy superiores a las disponibles en Todoist. Notion tiene el conjunto completo de opciones de diseño y formato que normalmente se asocian con los procesadores de texto, también lo que puedes hacer con las notas y la flexibilidad de hacer de cualquier elemento una nota, supera con creces lo que Todoist ofrece en este ámbito.
¿Cuál es mejor para la colaboración grupal?
Notion vuelve a ser la mejor opción en esta categoría. Todoist es bastante limitado en cuanto a las características disponibles en cuanto a la colaboración. Para cada tarea puedes colaborar asignando la tarea, añadiendo comentarios, estableciendo recordatorios y utilizando listas y filtros para gestionar el flujo de trabajo.
Notion puede hacer todo esto y más, puedes usar el sistema de construcción de bloques para crear wikis en equipo, subir y compartir archivos, hacer que varios usuarios editen de forma sincronizada el mismo archivo y mucho más.
¿Notion o Todoist? Depende, ya que ambas aplicaciones tienen propósitos diferentes. Para crear listas de tareas, supervisar proyectos, trabajar en grupo, etc., elegiría Kanban Tool (https://kanbantool.com/es)