Evernote vs Notion: ¿Qué aplicación de productividad es la adecuada para ti?

Evernote y Notion son dos de las aplicaciones de productividad más populares del mercado. Evernote existe desde hace años y cuenta con una sólida base de seguidores de 225 millones de usuarios registrados. Notion es relativamente nueva en el mercado, pero está ganando tracción rápidamente con una comunidad muy activa de más de 4 millones de usuarios registrados desde 2016.

Tanto Evernote como Notion son aplicaciones multiplataforma diseñadas para organizar tu información y proporcionarte un espacio de trabajo productivo. Sin embargo, cada aplicación tiene un enfoque muy diferente. La pregunta es: «¿Qué aplicación es la adecuada para ti?» La respuesta depende de tu forma de trabajar.

Elija la herramienta de productividad adecuada

Las herramientas existen para resolver problemas.

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los profesionales ocupados es la cantidad de demandas que se hacen de su tiempo. Para ser productivo, hay que organizar toda la información relevante y hacer el trabajo. Cualquier herramienta que pueda ayudarte a cumplir esas dos prioridades puede multiplicar tu productividad.

En 1966, Abraham Maslow escribió en La psicología de la ciencia -si la única herramienta que tienes es un martillo, es tentador tratar todo como un clavo. Sin embargo, no todos los problemas son «clavos» El éxito o el fracaso pueden reducirse a la elección de la herramienta adecuada para el trabajo. Dos de las opciones más populares de herramientas de productividad son Evernote y Notion.

En este artículo, vamos a explorar los puntos fuertes y débiles de cada aplicación para que puedas decidir cuál es la mejor herramienta para ayudarte a hacer tu mejor trabajo.

¿Qué es Evernote?

Evernote se lanzó en 2008 como una aplicación para tomar notas con la misión de ayudarte a «recordarlo todo» El elemento básico de Evernote es una «nota» Las notas de Evernote sirven como contenedor de texto, imágenes, documentos, archivos, vídeos y grabaciones de audio. La capacidad de almacenar casi cualquier cosa hace que Evernote sea el lugar perfecto para recopilar toda la información importante que necesitas para hacer tu trabajo. Otro punto fuerte de Evernote es su capacidad de búsqueda. Evernote es una de las pocas aplicaciones que puede buscar no sólo en el texto escrito a mano o a máquina, sino también en el interior de PDFs, documentos e incluso fotos. Evernote tiene todo lo que necesitas para trabajar en un solo lugar. La ventaja es que puedes tener todo en el mismo lugar, pero Evernote hace que sea fácil encontrar lo que necesitas rápidamente.

Evernote construyó la base de la aplicación con el propósito de organizar la información: notas, archivos, documentos, imágenes, etc. A lo largo de los años, la aplicación ha seguido innovando y desarrollando soluciones para las necesidades cambiantes del mercado. El director general de Evernote, Ian Small, redefinió la misión de Evernote para ampliarla más allá de la organización de la información («recordarlo todo»). La nueva misión establece que Evernote es una aplicación para «recordar todo… y lograr cualquier cosa» Para cumplir esa misión, Evernote cuenta ahora con una función de tablero llamada Home, un gestor de tareas dedicado y se integra con el calendario de Google.

Los puntos fuertes de Evernote

Evernote afirma que deberías utilizar su aplicación porque te permite capturar todo, mantenerlo unido, encontrarlo rápidamente y llevarlo a cualquier parte. El conjunto de herramientas de Evernote incluye:

1. Inicio

Home es un tablero personalizable que muestra al usuario la información más relevante que ha recopilado. Home se compone de widgets que incluyen tareas, calendarios, accesos directos, bloc de notas y notas ancladas. El usuario puede eliminar, añadir, reordenar o cambiar el tamaño de los widgets para crear la vista más idónea. Es la sede del trabajo productivo para los usuarios de Evernote.

2. Editor de Texto

Debido a que fue diseñado como una herramienta para tomar notas, Evernote tiene un editor de texto de primera clase. Durante la última década, Evernote ha seguido mejorándolo. Aunque no es compatible con la escritura en Markdown, mucha gente encontrará que compite con otros editores de texto independientes como herramienta principal de escritura. La toma de notas es un área en la que Evernote brilla.

3. Capturar

Según el sitio web de Evernote , hay once formas diferentes de capturar información en la aplicación, incluyendo arrastrar y soltar, tomar una foto, capturar audio e integrarse con Google Drive, Slack, Salesforce y Microsoft Teams.

Guardar el correo electrónico en Evernote

Una de mis funciones favoritas es guardar los correos electrónicos importantes en Evernote. Las cuentas de Evernote de pago incluyen una dirección de correo electrónico única con la suscripción. Reenvía cualquier correo electrónico a esta dirección para guardarlo en Evernote. Los accesos directos te permiten enviarlo directamente a una libreta específica y añadir etiquetas cuando reenvíes el correo electrónico.

Utiliza la automatización para guardar archivos en Evernote

Evernote también tiene incorporada la automatización para guardar contenido como nuevas notas. La aplicación te permite crear una carpeta de sincronización automática en tu ordenador. Todos los archivos, documentos, imágenes o archivos de audio que se guarden en la carpeta de sincronización automática se importarán automáticamente a Evernote a una carpeta que elijas al crear la conexión de sincronización automática. Yo utilizo la función para realizar automáticamente importantes capturas de pantalla en Evernote. Si la captura de pantalla es una foto de una pizarra, Evernote hará un OCR de la foto y hará que el texto escrito a mano se pueda buscar.

4. Búsqueda

La capacidad de encontrar algo rápidamente cuando lo necesitas te hace más productivo.

Evernote tiene unas capacidades de búsqueda extraordinarias. En Evernote, puedes buscar palabras clave, etiquetas, texto escrito a mano o a máquina en fotos, y texto en documentos adjuntos y PDF. Evernote admite la búsqueda booleana para criterios de búsqueda avanzados. Las búsquedas pueden guardarse para su uso futuro.

5. Web Clipper

El Web Clipper de Evernote es otra forma de captura, pero destaca como una característica independiente porque realmente no hay nada que compita con lo bien que funciona. El Web Clipper de Evernote hace que importar algo de la web a tu cuenta de Evernote no suponga ninguna fricción. Cuando estoy investigando, puedo guardar un artículo en Evernote como «artículo simplificado» Evernote elimina todo el formato y la publicidad. Importa una versión limpia del contenido del artículo que puedes consultar directamente desde Evernote. Muchos usuarios consideran que las ventajas del clíper web son una razón suficiente para elegir Evernote.

Pro-tip: Podrías utilizar esta función para crear tu propio servicio de lectura posterior que esté disponible sin conexión y que permita realizar búsquedas.

6. Tareas

La gestión de las tareas en relación con el material de referencia de apoyo tiene ventajas evidentes. En el pasado, este era un punto de fricción para muchos usuarios de Evernote. Ahora, Evernote soporta la gestión de tareas con características nativas llamadas Tareas.

Los usuarios pueden crear tareas en cualquier no junto con la información relevante. La función permite a los usuarios asignar fechas de vencimiento, crear recordatorios, establecer prioridades y marcar tareas. También hay una vista agregada de todas las tareas que se pueden clasificar por varios filtros. La hoja de ruta de Evernote sugiere que pronto habrá más funciones. La lista incluye una opción para crear y gestionar tareas recurrentes, subtareas y añadir fechas de vencimiento a tu calendario. Puedes acceder a la vista de tareas mediante un botón en la barra lateral o el widget de tareas en la vista de inicio.

Lamentablemente, la versión de escritorio de Tareas no permite una vista a pantalla completa, y la lista agregada no tiene una opción de impresión.

7. Calendario

El calendario es una parte integral de la gestión del tiempo y la productividad. La capacidad de ver los eventos de tu calendario junto a tus tareas es un cambio de juego. Evernote lo hace posible a través de una integración con el calendario de Google.

La vista del calendario de Evernote aparece como un widget en la vista de inicio. Proporciona una línea de tiempo o una vista de lista de todos los eventos que has colocado en tu calendario de Google. Evernote te permite conectar el evento a una nota de dos maneras. Puedes empezar con el evento en la vista del calendario para crear una nota relacionada con ese evento. Alternativamente, puedes insertar una conexión a cualquier evento desde cualquier nota utilizando el menú de inserción.

¿Qué es Notion?

Notion es un espacio de trabajo todo en uno. Notion combina la funcionalidad de varias aplicaciones en una sola herramienta. Notion puede ser una aplicación para tomar notas, una base de datos, un calendario, un gestor de tareas, un tablero kanban y un archivador digital, todo en una sola aplicación. Puedes ser más productivo si evitas cambiar de aplicación mientras trabajas.

En Notion, la unidad básica es una «página» La página es un contenedor flexible que contiene cualquier combinación de «bloques» de Notion Los bloques son elementos de la aplicación que tienen una función específica. Los bloques incluyen bases de datos, tableros, textos e imágenes. El sitio web de Notion define un bloque como «cualquier pieza de contenido que se añada a la página, como un párrafo de texto, un elemento de la agenda, una imagen, un bloque de código, un archivo incrustado, etc.» Un usuario puede utilizar estos bloques para crear un sistema que funcione como su mente. Puede ser tan simple como una lista de tareas o un sistema completo de gestión de proyectos.

Los puntos fuertes de Notion

Notion se promociona como un espacio de trabajo todo en uno. Es una herramienta que sustituye a muchas otras. Hay buenas razones para que tanta gente ame la aplicación y la utilice a diario.

1. Flexibilidad

Notion es una «página» en blanco que los usuarios pueden personalizar según sus preferencias. No hay una estructura rígida ni un esquema de organización predefinido. Los usuarios pueden crear páginas y subpáginas con una estructura jerárquica ilimitada. Cada página puede utilizar cualquier combinación de bloques, lo que permite a los usuarios desarrollar su propio sistema de productividad.

2. Tablas y bases de datos integradas

Con Notion, los usuarios crean tablas que funcionan como una base de datos relacional. Los usuarios pueden crear múltiples vistas para la base de datos, incluyendo vista de lista, vista de galería, tablero (como kanban), y una vista de calendario. Los usuarios pueden ocultar las columnas de la vista, ordenar las vistas y aplicar filtros para crear exactamente el conjunto de datos adecuado.

Los usuarios pueden utilizar más de una instancia de la misma base de datos (denominada base de datos vinculada). Cada instancia de la base de datos vinculada puede tener su propio conjunto de filtros y ser ordenada para crear un conjunto de datos personalizado para cada uno.

Las tablas tienen una funcionalidad robusta mediante el uso de propiedades, fórmulas, relaciones y rollups. El aspecto relacional de cada tabla permite al usuario conectar los datos de una base de datos con otra en la misma página o en una página diferente.

Algunos casos de uso comunes para una tabla incluyen planificador de comidas, rastreador de hábitos, y gestor de tareas.

3. Wiki Personal

Uno de los puntos fuertes de Notion es su capacidad para crear enlaces entre todo el contenido. Es como un wiki personal. Puedes utilizar las páginas para fines personales y profesionales. Cada página puede tener cualquier combinación y subpáginas que tengan bloques (o más subpáginas). Notion ofrece al usuario la posibilidad de diseñar un flujo de trabajo adaptado a su estilo personal.

La posibilidad de enlazar páginas, subpáginas y bases de datos hace que Notion funcione como tu wiki personal o herramienta de gestión del conocimiento personal. Notion hace que la creación de enlaces sea fácil e intuitiva.

Un caso de uso popular es la creación de una página de panel de control como enlace de nivel superior para ofrecer al usuario un lugar central para ver una visión general de la vida y el trabajo. Un tablero típico se dividirá en áreas de vida, trabajo, personal, educación, etc. Cada área contendrá enlaces a otras páginas con todo el contenido relacionado.

4. Gestión de proyectos y tareas

Notion funciona igualmente bien como gestor de proyectos y tareas. La comodidad de tener todo lo que necesitas en una sola aplicación te ahorra el tiempo y la frustración que supone cambiar de aplicación.

Los usuarios pueden crear páginas para cada proyecto. Dentro de la página del proyecto, se pueden crear tablas para gestionar las tareas o incluso una simple lista de tareas. Las tablas permiten a los usuarios crear múltiples vistas para los proyectos y las tareas. Pueden verse en una lista, un tablero kanban (piensa en Trello) y un calendario.

Una característica destacada de Notion es la posibilidad de crear una lista de tareas anidada. A muchos usuarios les gusta la opción de crear subtareas en lugar de convertir una tarea en un proyecto.

5. Almacenamiento de documentos digitales

En Notion, los usuarios almacenan muchos tipos de medios digitales, incluyendo PDFs, documentos, imágenes, vídeos, archivos de audio, bloques de código y marcadores web. La flexibilidad de Notion permite a los usuarios organizar los documentos de cualquier manera que tenga sentido para el individuo.

6. Templates

La comunidad de Notion es activa y muy generosa a la hora de compartir cómo utilizan Notion. Dado que la aplicación se presta a la expresión creativa, hay formas casi ilimitadas de formatear y estructurar tus ideas utilizando los bloques de construcción de Notion. Por ejemplo, un seguimiento de hábitos es un caso de uso común para una tabla de Notion. Sin embargo, hay literalmente miles de maneras de diseñar e implementar un rastreador de hábitos en Notion. Los usuarios de Notion suelen compartir plantillas sobre cómo configuran Notion. Las plantillas pueden ser importadas a Notion y modificadas para la aplicación personal de cada individuo. En Notion, una plantilla puede ser más de una página. Las plantillas pueden incorporar una página con todas las páginas relacionadas y el contenido conectado.

Un sitio web popular para encontrar plantillas de Notion (de pago y gratuitas) es el sitio web Notion Everything.

7. Experiencia de Usuario

Por último, la experiencia del usuario es lo que hace que mucha gente se enamore de Notion. A los creativos les encanta la libertad de expresarse en el aspecto de Notion. En la parte superior de cada página, los usuarios tienen la opción de personalizar la cabecera y elegir un icono. Cada página puede ser diferente. El diseño de las páginas puede personalizarse para tener el aspecto exacto que se adapte a cada usuario. Las herramientas son muy intuitivas, y la estética visual hace que Notion sea una delicia de usar.

Comparación de características Evernote vs. Notion

Con herramientas como Evernote y Notion son excelentes para tomar notas. Sin embargo, ambas aplicaciones ofrecen funciones que te permiten hacer mucho más.

Tables vs Databases

Tablas de Evernote

Evernote tiene una función para crear tablas. Las tablas te permiten crear filas y columnas como una típica hoja de cálculo. Puedes combinar celdas, cambiar el color de fondo y estilizar las fuentes. Puedes colocar cualquier tipo de contenido dentro de la celda, incluyendo casillas de verificación, listas con viñetas e imágenes. La limitación es la falta de fórmulas. Las celdas no hacen ningún cálculo. Puedes pegar un enlace interno dentro de una celda de la tabla, pero no hay ninguna funcionalidad incorporada para relacionar contenidos entre diferentes tablas.

Base de Datos de Notion

Las bases de datos en Notion son fundamentalmente la parte más potente de Notion. A primera vista, las bases de datos se parecen a una tabla u hoja de cálculo, pero hay algunas diferencias notables.

• Propiedad Customizables: Notion permite asignar propiedades a cada columna de una base de datos.
• Múltiples vistas. La misma base de datos puede verse como tablero, lista, calendario, galería y línea de tiempo. Una vez creado el contenido, puedes verlo en la vista que te resulte más útil. Puedes personalizar aún más la vista aplicando filtros o reglas de ordenación.
• Cada elemento es una página editable. Cada elemento de una base de datos Notion puede abrirse como una página editable independiente.
• Propiedades Relacionadas. Una base de datos en Notion es relacional. Los usuarios pueden enlazar la información de una base de datos con otra.
• Vinculación de Base de Datos. Una vez creada una base de datos, se puede enlazar con ella en cualquier página. Supongamos que tienes una base de datos para gestionar tus tareas, pero no quieres ver todas tus tareas. Puede crear una vista hoy de la base de datos utilizando filtros para mostrar sólo las tareas que le han sido asignadas y que vencen hoy. Puedes mostrar esa base de datos en cualquier lugar de tu espacio de trabajo de Notion.

Las bases de datos de Notion no tienen las mismas opciones de estilo que una tabla de Evernote, pero el nivel de funcionalidad y personalización las hace imbatibles como herramienta de productividad.

Integración del calendario frente a la vista del calendario

Integración Evernote Calendario

Evernote puede integrarse con uno o más calendarios de Google. El widget del calendario de Evernote mostrará los eventos del calendario en el panel de inicio de tu cuenta de Evernote. Esto es útil sólo para ver la información, pero la verdadera magia es que puedes vincular una nota al evento del calendario. Con un solo clic, puedes pasar de ver un evento en el calendario a una nota vinculada que tiene toda la información relevante relacionada con el evento. Un gran caso de uso es una nota de agenda para una reunión.

Los eventos deben crearse en el calendario de Google (o en aplicaciones conectadas como BusyCal o Fantastical). Sin embargo, la creación de un evento de calendario desde Evernote está en la hoja de ruta de desarrollo.

Vista de Calendario Notion

Notion no tiene una integración de calendario. No puedes poner eventos en tu calendario de Google y verlos en Notion. Para mantener un calendario personal o profesional en Notion, tienes que introducir la información manualmente.

En cambio, el calendario funciona como una vista de una base de datos. Cualquier elemento introducido en una base de datos que esté asociado a una fecha puede verse en la vista del calendario. Además, se puede crear un nuevo elemento de la base de datos directamente desde la vista del calendario. Para las personas visuales, es una forma muy eficaz de interactuar con su contenido.

Seguridad

Seguridad Evernote

Evernote utiliza Google Cloud Platform para ejecutar su servicio, que protege los datos con encriptación AES-256. Evernote tiene una función que permite encriptar los datos dentro de una nota, por lo que tus datos permanecen privados de extremo a extremo.

Seguridad Notion

Notion se ejecuta en la nube de Amazon Web Service dentro de una VPN, de modo que se deniega el acceso público. Notion encripta los datos en reposo y en tránsito, pero no de extremo a extremo.

Acceso sin Conexion

Evernote Uso sin Conexion

En Evernote para el escritorio, todas las libretas y cuadernos sincronizados se almacenan localmente en el dispositivo. Están disponibles incluso cuando no hay conexión a Internet. En el caso de los dispositivos móviles, las notas están disponibles para su visualización si fueron creadas en el dispositivo móvil. Las cuentas de pago permiten a los usuarios configurar el acceso sin conexión y descargar notas o libretas completas a los dispositivos móviles para verlas sin conexión.

Notion Uso sin Conexion

En el momento de escribir este artículo, Notion no tiene acceso sin conexión. Los usuarios pueden abrir una página mientras están conectados y dejarla abierta cuando se desconecten de Internet. La caché del ordenador mostrará los datos mientras estén desconectados, siempre que la página permanezca abierta.

Integraciones

Evernote Integraciones

Evernote tiene fuertes integraciones con muchas aplicaciones que multiplican tu efectividad mientras usas Evernote. La aplicación se integra con Google Calendar, Google Drive, Gmail, Slack, Microsoft Teams, y Salesforce.

Notion Integraciones

Notion permite a los usuarios incrustar documentos y archivos en cualquier página. Entre los servicios más populares que soporta se encuentran Google Docs y Sheets, Spotify, Twitter, Github, Loom, YouTube y Figma.

Precios de Notion vs Evernote

Pricing and Plans in Evernote

1. Free Evernote Account
2. Personal ($7.99 USD / por mes)
3. Professional ($9.99 USD / por mes)
4. Teams ($14.99 USD / por mes)

Precios y Planes Notion

1. Personal ($0 USD / por mes)
2. Personal Pro ($4 USD / por mes)
3. Equipo ($8 USD / usuario / por mes)

Notion vs Evernote: Resumen de características

Donde Evernote gana

• Editor de Texto
• Calendario
• Web Clipper
• OCR and Search
• Integraciones
• Seguridad
• Trabajo sin conexion

Donde Notion gana

• Flexibilidad de diseño y estructurar
• Poderosas Bases de Datos
• Proyectos y Gestor de Tareas
• Enlaces internos / wiki personal
• Precio

Pruébalas por ti mismo

Tanto Evernote como Notion son aplicaciones de productividad de primera clase. Cada aplicación tiene sus ventajas. Cuál es la más adecuada depende de tu forma de trabajar. Tus necesidades y preferencias específicas determinarán cuál es la mejor herramienta para hacer el trabajo. Ambos servicios ofrecen un plan gratuito. Aunque los planes gratuitos tienen limitaciones, hay suficiente funcionalidad para experimentar la aplicación haciendo un trabajo real.